研究生信息平台

　　学校按照研究生培养流程，根据研究生的学习需求，设计开发了研究生信息平台。研究生信息平台基于过程管理的理念，提供研究生培养全流程管理支持和一站式服务。研究生信息平台由以下子系统组成：迎新服务系统、学籍与奖助系统、课程教学和培养方案管理系统、学位论文查重与网上评阅系统、学位申请系统、离校服务系统等。

　　1. 迎新服务系统

　　“数字迎新系统”由迎新联络员系统、网络数据库系统、即时通讯平台、研究生新生论坛系统、网络视频系统等五大子系统组成。5大子系统相互协作，为新生提供优质个性化服务。

　　学校在研究生迎新工作中，为全校研究生新生配备了50多位迎新联络员，为各个研究生新生提供一对一的个性化服务。联络员通过即时通讯平台、手机、电子邮件、网络数据库系统、研究生新生论坛系统等，与新生直接联系，解答他们提出的各类问题，协助新生报到，帮助他们熟悉校园学习和生活环境。

　　研究生新生只需根据录取通知书内附带的系统信息，输入户名和密码，即可登录中国科大数字迎新系统，轻松准确地查询到：导师信息、学费奖学金情况、迎新志愿者联系方式、报到手续的办理情况和报到流程。系统帮助新生在入学前的暑假期间就可以了解科大，与在校师生互动，提前融入科大，更快地熟悉校园环境，投入科研工作。学校2011年研究生迎新工作期间，累计发送短信5万多条，邮件1万多封，各研究生新生累计访问新生论坛1万余次，学校组织部、财务处、学工部、社区办、户籍办、校医院及研究生院等各部门在论坛系统中回答各类提问四百余条。新生可通过网络视频系统实时查看迎新现场，并可通过网络直播向远在千里之外的家长报平安。研究生迎新系统为新生、各管理部门以及在校师生搭起一条方便快捷的沟通桥梁，促进了研究生迎新工作的顺利开展。

　　研究生相关管理部门通过系统中的“迎新手续办理”和“迎新查询统计”等模块，可同步查询到新生报到的实时信息和整体统计结果，掌握新生报到情况，避免了迎新拥堵。图2显示了每个系已报到学生数（柱蓝色部分对应数字）和未报到学生数（柱上方黄色部分对应数字）柱状图。相关管理部门可根据系统提供的实时数据统计，调整工作安排，提高工作效率。

图2 每个系已报到学生数和未报到学生数情况

　　2. 离校服务系统

　　为了更好地服务于毕业生，简化毕业离校手续，同时也减轻各行政部门的工作强度，学校开发了研究生离校系统。系统在整合一卡通中心、网络中心、图书馆、财务处、校医院、社区办等部门的电子信息资源的基础上，实现了学生在线提交离校申请、各部门通过网络审核学生业务结清状况的功能。

　　在离校服务系统启用之前，研究生离校须持离校通知单到八九个相关部门去签字盖章。系统开通后，通过数据库自动查询，大部分的业务可以在网上自动办理，轻点鼠标，即可完成，极大地方便了研究生办理离校手续。

　　离校服务系统通过“先查后跑”和网上办理，变被动管理为主动服务，为学生提供了高效便捷的服务，减少了传统工作方式下离校手续工作量，减轻了管理部门的工作压力，起到了“双赢”的效果。

　　学位论文网上评阅系统

　　为方便学生学位论文送审和专家评阅论文，提高评审效率，强化学位论文评阅管理，我们开发了“基于B/S结构的学位论文网上评阅系统”。该系统与学位申请流程相结合，可实现学位论文的网上电子评阅。

　　学位论文网上评阅系统为师生提供了快捷、稳定、高效的论文送审服务。与传统邮寄方式相比，学位论文网上评阅系统节约了论文装订和邮寄费用。针对几千人的研究生规模，每年能节省开支几十万元。同时，通过网络送审，缩短了评阅周期，并可对评阅全程进行监控。利用该系统，还可以聘请境外专家对学位论文进行网上评阅，促进国际学术交流。

　　利用评阅系统，可以对评阅结果进行实时的统计分析，同时将这些分析结果主推给评阅人和导师。通过这种主推式的服务，研究生导师和评阅人就可以及时了解到本学科，或者该学生所在学院对论文评阅的大致情况，方便评阅人更加准确地把握评阅尺度。

　　这些学位论文相关指标和评阅情况的统计分析，不仅给评阅人和导师提供更广范围的服务，而且为学位管理工作的科学决策提供技术支持和数字依据。

　　通过有形服务实现无形管理

　　学校主管信息化工作的张淑琳副校长多次提出：“要使管理的痕迹不断淡化，但管理却在服务中更高效地进行。”这一论断从根本上明确了借助信息化手段，使学校日常的管理从有形到无形，从被动到主动，从经验化到科学化，最终实现管理向服务全面转化的关键。中国科大多年来的信息化建设工作一直秉承这样的思路，在已有的基础上总结经验，寻求突破，积极创新。希望能够通过不断的努力，为学校的研究生教育和全国高校的信息化建设提供有益的经验。

　　（作者单位为中国科学技术大学）