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电话呼叫中心系统建设 长期以来,信息办的总机电话安排一位员工接听。 IT服务台的建设中,一个重要的任务是使信息办的总机接听情况大有改观。首先,在员工的安排上,每天确保4名员工做总机接听的工作,并且加强对电话接听者的业务培训,督促他们每天研究IT服务台的知识库,有问题在IT服务台QQ群上及时沟通。 其次,IT服务台成立后,用户拨打信息办的总机,除非其直接拨打某位员工的分机号,其他的情况都将由4名总机接听人员接听。并且,IT服务台的总机接听人员具备判断问题,处理问题的能力,最终负责答复用户。不鼓励总机接听人员将某相关员工的分机号提供给用户。 最后,配合以上的安排,进行电话系统的改造,具体如下: 1.ACD(Automatic Call Distribution,自动呼叫分配) ACD是现代呼叫中心有别于一般的热线电话和自动应答系统的重要技术。ACD可以自动把正在排队等待的呼叫按照一定的规则路由到相应的坐席处,把大量的呼叫进行排队并分配到具有恰当技能和知识的坐席处,使整个呼叫处理的过程合理化,而这一过程在内部完成封装,对用户而言其接通过程是直接的、透明的,从而带来良好的用户体验。 信息办采用基于VoIP的IP电话平台构建呼叫中心。以校园网连接IP电话与VoIP服务器。采用E1线路和模拟线路混合的方式,作为出线中继。其逻辑结构如图5所示。
图5 电话呼叫中心系统逻辑结构
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