在迎新信息服务系统开发出来后，如何高效有序地进行新生数据扩展就成为实施数字迎新的关键。在本科生录取工作结束后，招生办公室和计算中心一起努力，只用了 3 天时间，就完成了对全国各省市考生数据的标准化处理，标准数据顺利转入新生管理系统；网络中心只用了 1 天时间就完成了新生邮件帐号、密码的配置工作；注册中心加班加点打印新生的邮件帐号和密码，使新生一进校就可以拿到电子邮箱帐号和密码；学生社区服务中心根据院系集中住宿原则在 2 天内完成新生宿舍和电话号码分配；财务处、结算中心利用夜间网络不繁忙的优势进行学费代扣。正是各部门的共同努力，保证了迎新信息服务软件共享数据库的按时完成和迎新系统的顺利实施。

　　面对新的迎新信息服务系统，为保证现场迎新的顺利进行，校办、计算中心专门分期分批组织全校各部门、院（系、所）工作人员进行系统培训，熟悉业务流程， 规范工作要求，强调服务意识。在新生报到的前一天，数字迎新工作小组进行了最后一次现场模拟，不仅对 迎新信息服务系统本身，还对现场的电力系统、设备、 网络环境等进行最后的检查。

　　在迎新现场，配合 迎新信息服务系统的实施，有关部门 进一步规范和简化了工作流程。例如，为减少等候时间和人工输入带来的误差，招办在学校录取通知书上增加了条码，办理各项手续时只需用光电阅读器扫描，即可识别身份，提高效率。在入学缴费环节，实行委托银行代扣，事先给每位新生做好银行借记卡，随录取通知书寄给新生，新生只需将钱从本地汇出，银行将自动代扣所需缴费数额，并完成和学校财务的交割。借记卡同时作为学生在校学习期间的银行帐号，既方便了新生入学报到的缴费，又为学生今后的学习生活提供了便利。 2002 年 本科生入学缴费代扣成功的有 2616 人，占报到新生总数的 78.25% ， 2003 年 本科生入学缴费代扣成功人数增加到新生总数的 79.72% 。由于代扣学费的成功，避免了学生携带现金的不便，减少了学生排队交费的时间，减轻了迎新现场的收费压力，人到即办，没有出现排队现象。整个报到过程中，各项手续不分先后，新生根据各环节等候情况，自动分流，提高了效率，节省了时间。

　　2002 年迎新工作结束后，根据实际使用的情况，数字迎新工作小组对 迎新信息服务系统的功能进行总结分析，提出 2003 年的升级方案，进一步完善功能。

　　升级的 2003 版迎新信息服务系统扩大了数据采集量，实现了更多部门更多学生数据共享，主要包括：校医院体检数据、组织部党员关系数据、饮食中心餐卡消费数据、学生社区服务中心行李提取数据等。

　　升级的 2003 版迎新信息服务系统变更了 饮食中心餐卡发放程序。原来的做法是先为每位新生准备好餐卡，入学报到时再按照学号将餐卡找出来发给新生。由于新生数量多，报到集中，因此领餐卡的队伍往往比较长。在发现这一问题后，饮食服务中心与南开太阳卡公司合作，改进授卡系统，并入到 2003 版的 新生入学报到信息服务系统中， 实现了餐卡现场授权与发放。改进后， 每发放一个餐卡只需要 4 秒钟，极大地提高了工作效率，新生排队领餐卡的现象彻底不见了。

　　升级的 2003 版迎新信息服务系统增加了更强大的统计功能， 各院（系、所）和职能部门可以实时地掌握新生报到的各项统计结果，并据此调整工作安排。例如， 后勤部门可以统计未报到的新生分布在哪些省份，再根据列车时刻表调整接站车辆，随时增减，避免了过去盲目等待的被动。

　　经过 2 年的运行，清华大学迎新信息服务系统取得了一定成效。该系统规范了学生信息的标准数据格式和迎新工作流程，实现了实时查询统计新生报到情况，提高了工作效率和工作水平。