新生数据下发与采集系统：

　　建立清华大学本科生、研究生相关新生数据标准，如电子邮件帐号、宿舍信息等；并依据数据标准建立迎新信息服务软件共享数据库；

　　开发新生数据导出接口，能够根据不同部处的需求，提供不同的新生信息；

　　开发数据采集结构，能够将各部处产生的相关新生数据导入到迎新信息服务软件共享数据库；

　　新生入学报到信息服务系统：

　　建立迎新信息服务软件共享数据库；

　　按照“新生入学报到流程”为相关部处开发特定新生报到各流程的操作界面，用于各部处控制和记录新生的入学报到过程；

　　建立信息共享查询，可以在系统的任一结点查询某新生的报到状态；

　　设定统计功能，可以根据设置条件统计各种报表；

　　学生信息共享数据库：

　　建立完整的学生数据标准（新生、老生）和相应的访问权限标准，为实现全校的学生数据共享提供依据；

　　改造相关部门的业务系统，使之与学生信息共享数据库衔接，在迎新系统中采用直接数据关联的方式实现数据共享；

　　各部门不仅要上报或管理相关部门新生数据（迎新工作），而且也要进行老生相关数据管理和维护（日常工作），形成集成的学生管理系统。

　　3 数字迎新的组织与实施

　　为了实现数字迎新，从 2002 年春季学期开始，由校长办公室牵头，以计算中心为技术依托，联合本科生招生办公室、研究生招生办公室、研究生院、教务处、注册中心、网络中心、学生处、财务处、结算中心、户口身份证办公室、学生社区服务中心、饮食服务中心、校医院等单位，组成数字迎新工作小组，深入分析迎新工作程序，改进迎新工作流程，研制开发迎新信息服务系统。在各部门的共同努力下，迎新信息服务系统于当年投入运行，在国内率先实现“数字迎新”。

　　在迎新系统设计开发中，校内 17 个部门协同工作，由于涉及部门多， 组织协调工作量非常大。为了理顺管理流程和数据流程，在 2002 年研发期间，数字迎新工作小组 进行了 6 次全体成员讨论、 10 次分部门调研、召开 各种协调会 38 次，往来邮件 650 余封， 在经过 4 周封闭开发后，迎新信息服务系统在2002 年 8 月 15 日 面世，在 8 月 23 日 顺利完成系统模拟运行。