毕业流程优化

　　传统的离校流程存在着业务部门工作量大、工作效率低、学生排长队、缺少数据统计等种种问题。建立统一的电子离校平台，意义不仅在于把传统离校流程搬到网络上来，更重要的是希望通过平台的建设和使用，对传统流程起到优化的作用。

　　梳理业务部门信息化层次

　　在正式开始建立电子离校系统之前，我们曾与涉及到离校手续的各个业务部门就关于离校流程的优化部分进行详细的分析，发现大部分业务部门已经或多或少使用信息化手段对本部门的业务进行管理。根据信息化程度的不同可以将业务部门分为以下几类：

　　1.信息化水平较高，拥有自己的业务管理系统，而且应用得非常好，以图书馆为代表。对于这种信息化基础较好的管理部门，我们的设计宗旨是实现无需通过离校系统就能办理该部门的手续，尽量通过技术实现自动数据实时同步。

　　2.信息化基础相对较差，使用比较简单的管理或办公软件（如微软Office）进行业务管理。这些软件在设计的时候并没有很好地考虑功能的扩展性和对外接口的设计。对于这些局限性，离校系统会为此类部门实现数据的批量式处理功能，尽可能提高办事效率。

　　3.正在或者即将建立信息系统，以校医院为代表。对于像校医院这样的部门，建议其在建立系统的时候要充分考虑到系统的可扩展性，此外还需要考虑到系统接口的设计，主要用来实现与系统之外的应用进行数据交互性操作。

　　4.短时间内没有建立信息系统的打算。这些部门可能因为某些原因在短时间内并不打算实现业务信息化管理，但是为了提高办理离校效率，又很有必要借助信息化手段处理离校相关的业务。对于这样的情况，我们会酌情考虑将其与离校手续相关的业务直接在离校系统中实现。

　　四种优化措施

　　通过调研、分析，我们总结出以下4种具体的离校流程优化措施：

　　1.业务模式的转换

　　传统的离校流程存在不小的优化空间，我们经过对传统离校流程进行深入分析后，提出一种新的业务模式，即临毕业之际，业务部门内部先整理出所有不符合本部门离校规定的学生，通过黑名单的方式在离校系统中锁定这批学生离校，同时为了让学生能顺利毕业离校，还应主动通知这部分学生办理相应的手续。这样一来，大部分学生只需要到一两个部门办理未结清的业务即可。如2011年的2868名本科毕业生中只需要31名学生到财务处办理手续，其他学生都无需办理。

　　2.基础数据的交换共享北航网络中心早在2008年着手建立一个统一的、符合国家标准的数据中心，经过近2年的不断探索，已经初步建成一个涵盖全校师生员工信息基础数据库。并且在此基础上构建数据交换平台，实现基础数据库与各个应用系统之间的数据交换。

　　离校系统作为一个应用系统，需要与基础数据库进行数据交换共享的主要是每年的毕业生数据。具体的交换策略如图2所示。

图2 数据共享策略

　　学生的基础数据由就业系统和招生系统进行维护，通过数据写入接口交换到数据中心学生信息基础库。最后，离校系统再通过数据读取接口自动同步所需的毕业生名单。这种交换策略不仅提高工作效率，而且在很大程度上避免由手工数据传输带来的一系列问题，如数据的一致性等问题。

　　3.集成校园一卡通系统或接口

　　北航校园卡系统从2004年开始投入使用，经过两期建设基本实现一卡通功能，具备身份识别和消费两大类功能，广泛应用到校园生活的各个方面。

　　基于校园卡的身份识别和刷卡消费这两大优点，北航校医院在2011年新建的系统中完全集成校园卡。系统建成后，将完全取消“持医疗证看病”这个传统看病方式。全校师生只要随身携带校园卡，就能随时看病买药。因此，毕业生离校手续将从此去除“归还医疗证”这一环节，该项手续将随着财务处注销校园卡这个过程自动办理。

　　此外，学生退宿等业务基本涉及到所有学生，因此在离校系统中集成一卡通的身份识别功能，使得业务办理人员在办理退宿时可以直接用读卡器识别学生身份，无需再手工输入学号。我们在未来将集成刷卡消费功能，目的是实现快速刷卡赔偿。

　　4.基于WebService面向服务的体系架构（SOA）实现异构数据的实时读取

　　面向服务架构（ServiceOrientedArchitecture，SOA）的设计目标是以服务为基础，通过服务的交互来实现系统动态、松耦合集成，极大地降低了复杂性与成本WebServices是最流行SOA的详细实现，它是建立在Web/XML标准上的跨平台的分布式体系结构，在Internet/Intranet上通过标准的XML协议和信息格式来发布和访问商业应用系统。

　　北航图书馆的图书借阅系统在建设时充分考虑到与外部系统的交互性，采用时下比较流行的SOA架构，并设计一系列对外的数据读写接口。只要在离校系统中采用WebService技术调用相应的接口便能实时读取学生的图书借阅情况。