系统成功的关键

　　学校领导推动系统应用的开展

　　从办公自动化建设、实施到推广应用，领导重视是关键。办公自动化是一个系统工程，需要领导的重视，在机构、人员上有所保证，落实必要的经费，进行相关管理制度的制订和执行。办公自动化系统建设的层次越高，工作模式的改变越大，涉及的面越广，越不容易实施，越需要领导在制度、人员、经费等各方面给予切实的支持。办公自动化系统能否成功地建设实施，与领导的决心、重视程度有着极大的关系。没有领导的重视，办公自动化系统的建设举步维艰。

　　我校实施办公自动化能够取得较好的成效，首先就得益于学校领导十分重视办公自动化系统的建设，给予切实的支持，主抓办公自动化系统的建设工作；系统建设由始至终都得到校领导的积极支持和参与。需求分析阶段，根据校领导的管理理念和思路，把握系统总体要求；系统设计阶段，校领导牵头确认行政管理流程；系统应用与推广阶段，校领导的号召与积极参与带动整个学校的学习热情。因此，校领导的支持与参与是我校办公自动化系统建设成败的决定性因素。

　　相关部门配合到位

　　办公自动化系统的建设，不是一个人、一个部门的事，必须得到各职能部门的积极配合。我校在办公自动化系统建设之初，就将各部门职责作了明确划分。党委、校长办公室负责办公自动化系统用户注册、权限管理，以及推广的各项工作；信息化办公室给予技术、人员等方面的支持和帮助；全校各单位都确定一名办公自动化系统流转人员，由各单位办公室主任或较年轻的具有一定计算机应用水平的行政职员担任，学习办公自动化系统的使用、简单故障排除，培训并带动本部门领导、科室积极使用办公自动化系统，本部门的其他普通用户均由流转人员进行内部培训。目前，全校所有办公自动化系统用户都养成每天上班就打开系统查看、处理公文的良好习惯。

　　以梳理流程、规范管理为先

　　为配合办公自动化系统的建设，规范日常管理，学校还对各办公流程进行梳理.通过规范并优化行政管理流程，实现协同办公，提高管理效率，提高信息公开和信息服务水平。对流程进行梳理是为了避免在后续系统建设过程中由于流程频繁变更而延缓系统建设进度，提高项目建设的效率，同时也从流程上提高办公效率。

　　建设实施过程科学合理

　　为了顺利实现传统办公向网络办公的过渡，我校坚持按照学校信息化建设“总体规划、分步实施”的原则，分步骤地推进办公自动化系统建设的各项工作。

　　一是宣传发动。学校领导在中层干部会议上强调推行系统的重要性和紧迫性，在各单位行政领导中首先展开全面培训，并实时监控系统使用情况，保证系统正常运行。

　　二是分步启用。我校办公自动化系统内一共10几个功能模块，内部请示、用章申请、通知、公告、会议、邮件等功能都是日常办公经常需要使用到的。但考虑到办公系统所有用户年龄差距较大、计算机水平参差不齐，如果一次全部推开，所有模块都投入使用，显然很难达到方便大家办公的目的，反而会使一些用户产生畏难情绪。因此，我们采用先易后难的顺序逐个模块推广使用，先将简单易上手的通知公告、会议管理、用章管理、证明/介绍信、内部邮件等模块率先启用，如发文管理、内请管理、文档管理等流程较复杂的模块后续逐步启用。一旦用户上手，就会发现办公自动化系统的各种优点，使其提高使用的积极性，很快就能带动身边的人一起使用。

　　三是用户参与、多级培训。为了有效实现系统从需求、设计、开发、测试、应用等环节的平滑过渡，用户必须全程参与系统建设，特别是系统进入实施阶段后，需要组织用户进行充分的系统测试，尽快发现系统问题，确保系统正式上线后的稳定运行。同时系统培训工作应根据不同的用户对象，针对不同用户功能操作要求和应用重点展开多批次的培训，如面向党办、校办人员、校领导、中层干部、院系部门行政办公人员的培训等，确保系统进行快速切换和推进、功能得到充分使用。

　　技术服务及时有效

　　现代的办公自动化系统通过计算机网络将所有员工联系起来，大部分的工作通过网络完成，是全员的办公自动化。因此要求所有工作人员，上至单位领导，下至各级办事人员，都能使用电脑，否则，办公自动化就无法实现。目前的办公自动化系统，行政人员只要能掌握基本的Windows和Office操作，就能进行工作。但是，为了保障办公自动化系统的成功实施，我校对全体教职员工进行专门的培训，印发使用手册，便于有重点地讲解，全面覆盖，重点突破。系统管理员实时检查办公自动化系统运行情况，做好系统维护记录，发现问题，尽快解决，遇到无法解决的问题及时向有关技术服务部门反馈，请其派专人解决。认真听取各部门流转人员的意见，并根据实际情况向软件设计公司提出合理的更新升级建议，使办公系统模块设计更加优化，更趋合理，更贴近学校的实际情况，在最大限度上发挥其强大的办公功能。

　　上海财经大学办公自动化系统的建设改善了学校行政管理的各个方面，规范并优化行政办公流程，加强部门之间的协同办公，促进校务公开，提高办公效率和行政管理水平。随着学校管理体制、管理流程的不断发展，办公自动化系统将进一步进行应用范围的拓展和应用深化，更好地支持学校的行政管理工作。

　　(作者单位为上海财经大学信息化办公室)