2006年10月推出的《高等学校管理信息标准(征求意见稿)》中，办公管理系统的标准部分主要分为公文流转、会议管理和日常办公三大部分。公文流转部分是2002版的升级，而会议管理和日常办公是这次新加入的部分。

　　虽然公文流转部分是2002版的升级，但较2002版有较大的充实。原2002版标准中，幼儿园、中小学部分、高等院校等的办公系统部分都是完全一样的，仅可完成接收上级来文(收文处理)、向上级发文(发文处理)、文件清退保管等功能。一个幼儿园的规模和管理复杂性只相当于高等院校的一个基层单位，办公系统的能力和复杂性应该是差别比较大的。在高等院校中，一个对外发文，可能要在办公系统中经过几个轮转，经过多级批复后，最后才能形成。我们试图在新版中通过增加公文状态、公文关联字段以反映这个处理过程，但办公系统中一个非常重要的基础——工作流引擎的工作不是本标准的描述方法可以描述的，因此不能得以充分展示。

　　设计原则

　　设计原则包括以下几点：

　　第一， 保持与上一版本的联贯性，尽量保留原来设计。

　　2006年10月推出的《高等学校管理信息标准(征求意见稿)》是教育部在2002年颁布的《教育信息化标准(学校部分)》中高等学校管理信息部分的升级版本。教育部标准已经延续了几个版本，在国内高校中广有用户，许多系统是基于或部分基于原来标准的。因此只要没有严重的冲突和不妥都尽量保持原有标准，尽量保护按原标准开发的软件和用户的利益。

　　第二， 采用面向对象设计方法，把收文处理和发文处理与公文基本信息分开，把公文基本信息抽成公文基本信息子类和附件基本信息子类。

　　2002版标准中的文件基本信息类，应该也是要把收文处理与发文处理中有关公文基本信息的数据抽出，但其中的发文日期、抄送单位是发文处理才使用的字段不应在此出现。

　　附件基本信息子类的抽出，允许一个公文有多个附件，附件的内容可以是正文，也可是图片、视频、音频文件。

　　第三， 以满足大多数学校要求为基准。

　　我国高校规模差别较大，大型综合性大学与一般专业院校的办公系统要处理和面对的系统复杂程度和任务差别很大；而各校管理的不同带来的差别更大，即使规模相近的学校，管理方式也不尽相同。

　　一般的专业院校往往只有“学校-系”二级管理机制，办公系统收发文处理的流程比较清晰，管理比较容易。而大型综合性大学往往有“学校-学院-系”三级管理机制。有的学校在学校和学院之间还有学部，它的公文流转过程也更复杂。我们的标准基本立足于二级管理机制，即校内各基层单位与学校进行公文流转，学校与各上级部门进行公文交换。

　　第四， 重点突出，只对重要办公事务制订标准。

　　办公室的日常办公管理除了标准提到的公章管理、日程安排、公车管理等事务外，还有许多其他文具管理、劳保用品发放、考勤等等，很显然，没有必要把所有办公室日常办公管理的业务都纳入标准，因此只选择重要办公事务制订标准。

　　问题研究

　　下面是标准研制过程中一些有争议的问题，在征求意见稿版本中我们没有对以下问题给出结论，希望大家就以下问题发表意见。

　　办公系统与电子政务

　　近年来，国家在大力推进电子政务的发展。在学校中我们称之为电子校务，办公系统是电子政务的基础，但办公系统与电子政务之间的界限并不清楚。办公系统的一个重要部分是公文流转，当公文流转的内容是各种科技项目申报和批复材料时，显然这是科技管理的业务，而当公文流转的内容是各种人事申报和批复材料时，显然这是人事管理的业务，办公系统要不要满足类似业务的特殊需求呢？或许可以这样理解: 广义的办公系统——电子政务，狭义的办公系统是只满足行政办公室办公需求的系统。

　　流程管理

　　工作流是当前办公系统与电子政务系统中不可或缺的重要部分。为了在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务，实现组织目标，把业务活动依时序或逻辑关系相互连接构成业务流程，需要工作流。在业务流程管理中，工作流引擎起着管理调度各子流程，自动使用各种资源，推动流程前进的重要作用。但是否在标准中体现工作流，如何体现工作流却是一个难题。

　　新技术：网络会议、即时通讯

　　网络会议、即时通讯新一代网络交流工具，如MSN，QQ等，提供了更直接、方便的通讯方式，为越来越多人喜爱，许多开发商也推出企业版的QQ，以提升了办公系统的档次，大大增强办公系统的工作效率。 这些都未能在标准中表示出来。

　　XML表示法

　　XML(the Extensible Markup Language——可扩充标记语言)是W3C标准组织认可的标记文本(tagtext)标准。XML描述数据本身是什么数据。选择XML做数据交换和数据标准的描述语言成为了大家的共识。已经发表的有关电子政务的国家标准：GB/T 19667.1-2005《基于XML的电子公文格式规范第1部分:总则》；GB/T 19667.2-2005《基于XML的电子公文格式规范第2部分:公文体》；GB/T 19581-2004《信息技术 会计核算软件数据接口》都采用了XML表示法，我们的标准没有采用XML表示法应该是一种遗憾。