成员与群组的创建

　　M 邮箱的成员和群组建设是M 邮箱建设的重点。华南师范大学目前在校师生有50000 多人，M 邮箱拟将给每一位在校教职工和学生创建一个邮箱，另外还有部分校友邮箱。因此如何建立组织架构，如何批量导入成员，如何分类创建群组，这都是M 邮箱建设中的核心部分。

　　1. 成员的创建

　　（1）建立组织架构

　　M 邮箱系统的体系架构完全按照学校目前的组织架构来建立，包括教学部门、管理部门、科研单位、教辅部门及后勤服务等。其中教工和学生分类来建立，如学生分为“在校学生”和“退学学生”两个组织，其中在校学生则按学院、年级、专业、班级再细分。而教职工则按职能部门先划分，包括：管理部门、教学部门、教辅部门、后勤服务及学术期刊等，职能部门再细分各院系部处。详细的系统组织架构如图1 所示。

　　（2）导入成员

　　组织架构设计好后，将是成员账号的建立阶段。成员的建立可以通过新增成员逐一添加，也可通过批量导入数据。由于需要建立的成员数据量庞大（约5000 万多师生），M 邮箱的成员账号全部采用批量导入的形式。批量导入成员账号有固定的模板，导入文件的字段须按照模板的格式创建。M 邮箱的成员数据均采用学校人事系统的同步数据，运用EXCEL 表的筛选、公式等功能进行每个字段的创建。根据现有数据和导入模板的要求，M 邮箱导入成员的EXCEL 表包括5 个字段：邮箱账号、邮箱密码、编号、名字、部门。其中“邮箱账号”采用师生一卡通卡号，“密码”采用scnu+ 身份证后六份的形式，“编号”是师生一卡通号，“名字”为师生的中文姓名，“部门”是师生所在院系部处。在导入数据的整理过程中，根据已建立好的组织架构，在校学生须按学院分类建立文档导入，在职教工则按职能部门分类建立文档导入。具体的成员导入格式示例见图2、图3。

图2 学生分类导入格式示例

图3 教工分类导入格式示例

　　（3）建立别名

　　目前M 邮箱的成员账号均采用师生的一卡通号，目的是便于今后与其它业务系统的集成和规范化。为了更体现人性化服务，我们拟给所有教工的邮箱账号建立别名，别名采用教工的姓名拼音来建立。建立别名后，相当于一个教工可以对应包括别名和一卡通号的多个邮箱地址。例如：张三当前的成员邮箱账号是20001000@m.scnu.edu.cn 可建立别名zhangsan@m.scnu.edu.cn 或zhangs@m.scnu.edu.cn 等，这三个地址都是同一个邮箱地址的不同表达，用户可选择用其中的任一地址来登录和收发信件。

　　别名的建立须在成员账号建立好之后，建立的方式也是按模板的格式直接导入。别名导入的EXCEL 表只需要两个字段，即成员的邮箱账号和对应的别名。别名的格式是成员的姓名拼音，我们采用学校人事系统的教工姓名拼音字段。目前所有教工账号均建立了别名，用户可以自行设置用别名来登录。

　　2. 群组的创建

　　M 邮箱提供了邮件群组功能，邮件群组即群发功能。管理员可以把经常需要同时联系的一批成员（如一个部门的教工或一个班级的学生）设置为一个邮件群组。邮件群组是一个特殊的邮件地址，代表了多个邮件地址。对邮件群组发信即等同于给其代表的多个邮件地址发信。例如：将组织部的教工设置为一个邮件群组g_zzb@m.scnu.edu.cn，往后只需要给这个地址发信，组织部的教工就都能同时收到。

　　为提高办公效率和增强师生互动能力，M 邮箱拟给在校学生的每个学院每个班级、职能部门的每个院系部处教工建立群组。群组的创建可以通过“新建群组”逐一建立，也可以采用批量导入。为节省工作量，我们同样采用按固定模板批量导入的方式。群组导入模板需要四个字段：群组账号、组名、成员、群发权限。

　　整理群组导入数据时，我们先命组名，组名均按照组织架构里的部门班级的全称或简称来命名，例如教务处的群组名就为教务处，而地理科学学院本科2009 级1 班则简称地科2009_1 班。根据组名来定群组的账号，分两种格式：教工群组统一为g_+ 组名的拼音首写字母，例如发展规划处为g_fzghc@m.scnu.edu.cn；学生群组本科生统一为gs_+ 组名的拼音首写字母，研究生则gsy_+ 组名的拼音首写字母，博士生则gsb_+ 组名音首写字母。例如地科本科2009 级1 班为gs_dk2009.1，地科研究生2010 级为gsy_dk2010@m.scnu.edu.cn，地科博士生2010 级为gsb_dk2010@m.scnu.edu.cn。成员则安全按照组织架构下对应的成员目录。群发权限共有四种选择：1 是任何人、2 是企业成员、3 是组内成员、4 是指定账号。M 邮箱群组的群发权限根据群组的不同类别选择适合的群发权限范围，例如院系部处教工可选择2 或3，而学生班级可选择4 即指定辅导员、班主任或任课教师账号。具体的群组导入格式示例见图4。

图4 群组导入格式示例

　　分级管理员的设置

　　M 邮箱提供了分级管理员功能，即可设置各学院部处的信息员作为分级管理员来协助日常的数据维护管理和更新工作。分级管理员拥有四种权限：内部公告（发送内部信息）、成员管理（增加、修改及删除成员账号）、群组管理（增加、修改及删除邮件群组）、通知助手（增加、修

　　改及删除邮件群组）。管理员可根据不同分级管理员的角色来设置分配权限。M 邮箱拟对每个院系部处设置一名信息管理员作为二级管理员，由这些二级管理员对本部门的成员数据及群组信息进行及时的更新和整理。添加分级管理员时先确定一个已经存在的成员账号作为分级管理员账号，接着分配操作权限，可根据需要对系统提供的四种操作权限进行直接勾选，最后设置管理范围，可直接按“增加”按钮，进入组织架构里勾选相关部门。

　　应用效果

　　M 邮箱在无限容量、超大附件等方面给校内师生带来了很好的用户体验。其提供的企业地址本查询、企业共享网盘、RTX 集成及群组、分级管理员等功能，都很好地满足了学校的规范管理、日常事务及师生的日常学习工作的需求。尤为重要的是，M 邮箱在华南师范大学80 周年校庆之际，最终实现了每个“华师人”（包括在校师生、校友及离退休教工）都拥有华师邮箱的梦想。这不仅很好地提升了学校形象，也为华南师范大学“智慧校园”奠定了信息化服务基础。

　　（作者单位为华南师范大学网络中心）