在《高等学校管理信息标准》再次修订中，中山大学承担了《JX教学管理数据子集》和《KY科研管理数据子集》的内容修订工作。谈起修订任务的完成，本文将从中山大学数字化管理信息系统的建设说起。

　　中山大学的管理信息系统建设走过了二十多年充满艰辛的发展历程，伴随了国内信息标准建设发展的全过程。经历的信息标准发展大致为三个时期。

　　第一套校内统一编码

　　信息化建设初期多是各高校自行发展、自立标准，国家仅有部分代码标准，缺少统一的信息标准，中山大学在1986年建立了第一套校内的统一编码标准。

　　1986年教务处、财务处、科研处、设备处已经先后建立了一些小型应用系统，为了准备大规模开发，学校指定教务处牵头调查及统一制定代码标准问题。调查发现几个关键的共用代码(校内单位编号、学生学号、教职工号)各不相同，经有关部门代表及开发组负责人反复讨论协商，制定了中山大学第一套统一编码。其中包括3位的单位编码、8位的学生学号与4位的教职工编号，由学校发文在全校推行。单位编号由校办信息科(后发展为信息中心)负责维护，学生学号由主管部门按编号规则编制，教职工号由人事处编制，该编号发布全校，各系统遵照使用，其他任何部门不得自行编制使用相关编号。对于已经在用的有关编号给与一定的过渡期，遵照老系统老编号新系统新编号、老人老编号新人新编号予以过渡解决。

　　1987年大规模的开发工作进入实施阶段，学校在校长办公室建立信息管理科统一协调开发事宜，管理有关设备。在这一轮开发中由于统筹实施，搜集到的国颁标准、教育部的有关编码、学校制定的代码标准得到认真贯彻；有关的信息标准由于缺少国家统一标准，只能采用有编码标准的沿用相关标准，没有标准的根据调研状况和学校情况自行决定。在这种情况下完成的系统，在1992年教育部公布第一批标准后没有受到太大冲击，基本可以继续运行。

　　1991年清华大学、中山大学、同济大学受教育部信息中心委托开始研究提出高等学校管理基本信息集方案。中山大学在省内外广泛收集近20个教务管理信息集，经反复比较、讨论，在研制组内反复讨论修改，在省内外高校同行中多次开座谈会广泛听取意见，形成送审稿。经在教育部有关司局审核、修改、批准，于1992、1993年先后公布了学生、教职工和设备管理三个信息标准集。

　　广东省1991年成立管理信息系统协作组，在协作组每年一度的学术年会上及各种交流活动中，对信息标准和代码标准进行了广泛宣传，这对广东高校管理信息系统的健康发展起到很大作用。

　　信息标准一次大规模升级 

　　到与中山医科大学合校的2001年10月，中山大学的第一套编码已使用了15年，新的中山大学与编码规则制定初期发生巨大的变化，两校合并后，中山大学有21个学院，55个系，100多个研究所。原来的三位单位编码早已不堪重负。由于原中山医科大学没有统一编号，财务处、人事处、设备处面临2002年1月的合账统一管理等巨大压力，都强烈希望由网络中心牵头，尽快形成全校统一的编号，便于开展工作。
　　经校领导批准，修改编号工作由网络与教育技术中心牵头，于2001年11月初正式启动。经广泛交换意见，研究了我校原有的编码规则与现状，拟订了一份修订方案。

　　在此基础上，以校长办公室名义召开了编号问题研讨会。财务处、教务处、人事处、校办、招生办、高等继续教育学院、总务处、研究生院、设备处、学生处、网络与教育技术中心和组织部共12个单位出席了会议。会上首先由网络中心同志对我校原有的编号规则、修改编号规则的原因及初步制定的编号方案进行了介绍。大家对方案进行了认真讨论，认为方案原则可行，也对教工编号、设备编号问题提出了一些改进意见。修改后学校正式发文，开始执行。

　　“五个统一”理念下的   信息标准建设

　　2002年教育部又重新修订、发布了一套覆盖面较广、信息与代码标准相对齐全的标准——《教育管理信息化标准》(当然这个标准还不能说十分完善，目前正在进一步修订)，并发文要求全面贯彻执行。

　　2002年，中山大学开始实施的数字化校园建设的重要项目之一就是校务管理系统建设。这次校务管理系统建设，几乎是所有系统的重建，是在更高起点上的发展和创新。
　　中山大学的管理信息系统建设贯彻执行了正式公布的标准信息集。
　　中山大学为了全面开发校务管理系统，又全面整理、修订、规范了系统使用的信息分类和代码标准，并付印成册(以小五号字印刷达500多页，自编代码达150页)。

　　这个更高的起点，就是五个统一：统一数据库、统一标准、统一开发平台、统一用户管理和统一门户。以此为基础，实现应用集中、信息共享，消除信息孤岛。
　　基于统一标准的理念，我们从以下几方面着手：
　　1.重新审视已有编码规则的合理性、完善性。
　　2.整理、补充、完善、修改有关标准。

　　对校内单位号、学生学号、教职工号等关乎全局的编码编制规则再次讨论、修订。本次修订的教职工号将可以覆盖附属医院人员在内的统一编号。学生学号覆盖所有类型的学生。

　　对各个子系统内部使用的各类编码，也进行了全面的收集整理与规范。将所有的编码规则与具体编码，整理印刷装订成册，形成一个完整体系，便于使用和发展。

　　随着学校的发展，不同的编码有着不同的情况与要求，用20年前的简单一统方式处理问题是不可分的，所以针对不同的标准采用不同策略是必要的。

　　第一，对校内单位编号，我们更多地注意编码的可扩展性和包容性。采用五位分为三段，分别表示类别或学院、单位、附属单位。这样使得对单位的重组及隶属关系的变动有更大的包容性。由于OA系统的开发与使用，使得对单位的变动更敏感。我们进一步规定：一个单位如果其实体(包括人员、功能和隶属关系)不变化，仅仅名称改变，不认为单位变化，只予以记录，以备将来查询。

　　第二，对学生学号，特别注意它的包容性，由于各类学生差别巨大，强求完全一致并不见得是一种最好的办法，因此规定了统一长度和基本规律，长8位，前两位为入学年份，第三位为学生类别，后五位为序号，序号的编法允许各类学生主管部门自定，在一定范围内给出了一定的自由度。

　　第三，对教职工号，特别关注合校之后附属单位的需求和新时期大量各类人员(双聘人员、兼职人员、合同工和临时人员)出现的状况。

　　总之，编码是为了使用，需要得到大家的认同，认真进行，必要协商是十分必要的。

　　中山大学的编码20年大体平稳、不乱，原因大体有两条：其一，学校比较重视，一直有人管；其二，管理人员相对稳定。

　　2005年起承担《高校管理信息标准》中《JX教学管理数据子集》和《KY科研管理数据子集》的内容修订工作，时值我校校务管理系统在开发研究中，《中山大学校务管理系统信息分类和编码标准》也已制定。在此基础上，我们遵循原标准制定原则，参考国内外有关资料并结合我国高等教育学校管理的实际情况和需求，将有关内容进行剪辑或延拓；修订编码过程中，强调科学性、系统性和一致性，力求简明、实用和可操作；经多次反复讨论研究，于2006年10月形成初稿。