国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》中指出：“十五”期间，全国档案信息化建设的主要任务是，围绕档案信息化基础设施建设、资源建设、应用系统建设、规章标准建设、人才队伍建设、安全保障体系建设的六个方面进行。

　　为此，全国许多高校的校园信息化工作已在大力推进。尤其是在 2003 年《教育部办公厅关于教育电子政务建设的指导意见》和《 2003 - 2004 年度教育电子政务建设实施要点》等文件中，教育部强调了电子校务的重要性和紧迫性，在此意见下，电子校务工作日新月异，学校各类事务都开始在网上运行，这些大量亟待总结与保存的电子文件给档案归档工作带来了前所未有的挑战, 档案管理的信息化、数字化、文档一体化已势在必行。

　　1  高校档案管理工作及档案管理系统的现状

　　1.1  档案工作的特点

　　(1) 档案数据量庞大。复旦大学现有19个全宗，每年新增案卷约2万余卷。

　　(2) 档案门类多。按高校实体分类法分类，复旦大学档案现有15个一级类目，72个二级类目。

　　(3) 涉及到的立卷单位和工作人员多。如复旦大学现有立卷部门104 个，档案馆现有职员24人，兼职档案员204名。校档案馆既要负责全校档案业务的指导、保管、利用、征集、编研等各项工作，又要对分属的各院系、部、处、附属医院的两百余名兼职档案员进行各类档案的预立卷、整理和组卷的指导、培训工作。

　　(4) 档案的数字化、计算机辅助编研、高效快捷的档案利用、电脑密集架和条形码管理档案，现代化的档案保管设备的运用也对档案管理模式提出了新的挑战。

　　(5) 全国高校的合并给档案管理增加了地域上的不便。

　　1.2  校档案管理系统的现状

　　(1) 与其他管理系统的协同工作尚属空白。有些高校虽有网络版的档案管理系统，然而大都没有和学校的电子校务环境有机结合起来，系统处理能力弱，适应性、扩展性差，无法满足高校现阶段电子校务环境下的档案工作需要。

　　(2) 对现代化档案保管利用设备的辅助管理也是空白。用现在广泛用于标记物品的条形码设备标记案卷，同时以电脑密集架进行辅助存贮，将大大提高档案查找和处理速度。各高校正在计划或者已经购买了相关设备，但是只有档案管理系统与这些设备联合利用才能使其真正发挥作用。

　　(3) 缺乏严谨复杂的权限控制系统，不能有效支持细致的人员分工、复杂规范的工作流程。由于高校档案业务量大，因而形成大量的操作人员各司其职地负责档案工作流程中的不同部分，这就需要控制严格、可以适应多用户的网络版管理系统。因为档案管理有严格的密级需求，档案工作必须严格控制各类人员的操作时间和操作内容。

　　(4) 不具有大规模数据的处理能力。现在的档案管理，要求系统能够对百万级元数据条目进行联合查询及维护，管理超大规模原始文件映像数据和全文数据。

　　(5)无法提供灵活的档案查询、频繁的用户检索和档案利用，要求系统支持大量匿名用户对公开档案资料的检索，要求支持对著录信息进行联合查询、模糊查询甚至对全文数据或图片进行检索。

　　(6) 提供完善、规范的自动报表打印尚有缺陷。

　　(7)无法满足各种单位复杂的元数据著录要求。完善的档案系统应支持灵活的业务代码和辅助代码维护，应支持自定义档案元数据集的定制和相关代码的自动生成。

　　(8) 统计功能远远落后。高校档案卷宗多、门类多、涉及部门多、年代跨度长、案卷总数量庞大、利用较频繁，现有高校的档案管理系统仅实现了简单的统计功能，给学校档案管理工作造成诸多不便。

　　(9)大多高校的档案管理系统没有连入校园网，客户端安装不方便，用户无法通过系统进行信息交流和数据交换。

　　根据以上情况，结合复旦大学正在大力推进的校园信息化建设，校档案馆与信息化办公室利用当今最新信息技术，新开发了“高校电子校务环境中的档案管理系统”，并于2006年6月通过上海市档案局组织的专家组的鉴定。该项目的研究目标是：开发一套适合高校电子校务信息化校园大环境，与校园电子公务、人事、学生、教学、科研、校园一卡通、条形码管理档案及库房现代化设备等业务子系统有良好接口，能够支持学校各项工作的档案管理系统。

　　结合学校正在进行的统一身份认证、人事、学生管理等信息建设工作，通过共同的身份认证机制和共享数据平台，实现数据管理的集成与共享，使档案管理工作成为校园信息化建设的重要组成部分。另外，档案系统与校园电子公务系统及其他业务系统之间，根据数据流转需求，可以无缝接口，实现了文档一体化。这样可以避免人力的重复投入，提高工作效率，为系统间资源共享打下基础，为广大专兼职档案员的组卷、立卷、归档、利用、库房管理等方面提供高效、优质、实时的信息化服务。

　　2  高校电子校务环境中的档案管理系统的研制、框架的设计、与其他系统的关系及主要模块的实现

　　2.1  系统的研制

　　(1) 档案管理业务流程的改进与实现。实现档案工作规范化管理，贯穿于收发文登记、预立卷、整理组卷、审核、案卷的入库、保管利用、库房管理的整个业务流程。从规范化管理的角度研究档案工作业务流程中的问题，用信息化的方法控制各业务流程的边界，让具体的用户准确理解自己在业务流程中承担的角色，明确职责，增强与相关用户的沟通以提高效率。例如，兼职档案员是系统最基础的用户，利用本系统能够方便地完成收发文登记、预立卷和整理组卷的各项工作，并能够得到档案馆业务指导室工作人员的及时指导与反馈。

　　(2) 档案数据的统一描述。高等学校的档案门类繁多、业务复杂，为了适应档案业务的发展，需要对传统的多种档案的分类著录标准进行统一，本系统采用都柏林核心集(Dublin Core，DC)对档案资源进行描述，并采用资源描述框架(Resource Descrption Framework，RDF)为描述资源提供统一数据模型。由于都柏林核心集是一个简单易行的推动电子资源发现的最小元数据元素集，它的15个核心元素并不能详尽描述档案信息(例如不能描述馆藏档案、全文信息等)，所以在研制中考虑建立一个扩展都柏林核心元素数据集(Extended Dublin Core， EDC)。