建设目标及建构范围

　　经过一连串的需求搜集和分析，项目团队订立了以下的目标：

　　1. 落实香港推行大学本科课程从三年制改为四年制，提升大学教务行政系统的功能，包括入学申请，学生注册、选科、学科评核处理、毕业审核等功能之新要求，并制订与各相关部门之学生数据联系界面协定；

　　2. 简化操作流程，到避免不必要的人手操作，达致提高行政效率的目标；

　　3. 提供数据更新的流水记录，有效地提高用户操作的自主性；

　　4. 提供自主的报表平台，让用户根据个人权限而进行数据提取，进行报表的编制；

　　5. 重新检视及简化各内部与外界组织之数据交换联系界面运作；

　　6. 采纳开放及可持续发展的设计概念，提高修改系统的灵活性，以配合大学的未来发展要求；

　　7. 提高系统运行的自主维护，避免及降低不需要的人手维护操作；

　　8. 运用当前普及通用的开发工具及技术开发系统，从而提高系统发展的可持续性。

　　新系统需要包括以下的建构范围：

　　1. 大学教务处管理之课程，当中包括新实施的本科三年制改为四年制课程，另外也有副学位及研究生课程；

　　2. 将多年来已毕业或已离校的学生记录作收藏归档处理，转移至另一数据库，务求腾出更多数据库的空间，提高系统整体运行的效率；

　　3. 学生记录系统建构内容包括，包括入学申请，学生注册、选科、学科评核处理、毕业审核等功能。

　　建设路线图

　　项目团队在构思项目推行方法时考虑到各方面因素，包括制订用户需求的时间是否足够让教务处搜集有关意见，系统设计的方式，新系统开发技术的建立，整合方式，包括新系统与其他系统的整合方案，新旧系统数据转移的安全性和准确性，如何减低新系统推出时的风险，以及其有关的意外事件处理方案等等。

　　另外，项目团队也考虑到系统能提供的可扩展性和灵活性，以应付将来未知的变化，还要关注如何提高不同用户对新系统的接受程度。

　　核心行政系统的重构，使团队有广泛的机会去优化措施。大学学生记录系统的重新设计，涉及重新审视所有业务流程和相关技术的软件，硬件和数据存储系统，

　　重构重点包括：

　　将1986 年前的相关学生书面记录数字化及中央化；

　　将1986 年后的学生记录进行整理和归档在独立的数据库；

　　采用了一套新的 (Web) 系统开发技术，使用户任何地方都能使用此服务；

　　重新建构行政信息化基建，提高能源效率，实现更理想的资源使用效益。

　　最后，项目团队决定采取分阶段分组件交付和试点推行的方案，并订立以下的项目时间表，以尽量减低业务风险：

　　第一阶段：2009 年9 月，启动旧生记录归档子系统，把历史记录数字化和归档；

　　第二阶段：2010 年12 月，试运行入学行政子系统；

　　第三阶段：2011 年11 月，全面运行入学行政子系统；

　　第四阶段：2012 年3 月，完成新旧系统数据转移，全面运行学生行政子系统，并处理双轨学年的招生。

　　项目管理以及执行组织架构的设立

　　1. 大学四年制实施协调组——负责检视有关系统重建及提升项目的建成/ 进度；

　　2. 大学四年制本科课程履行工作组——审视系统满足及合乎大学的学术结构要求；

　　3. 学生记录系统开发项目团队——开发小组共有二十多名组员，负责建构新系统及有关推行的工作；

　　4. 特别措施冻结旧系统改变，集中资源以应付重构项目；

　　5. 设立多种沟通架构，以最有效的方式收集及发放有关的意见及消息。