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案例分享丨高校打造访客智慧管理新模式

2025-11-28 中国教育网络

　　智慧平安校园建设是一个综合性工程，涵盖校园环境的数字化改造、学校信息化基础建设、信息数据资源建设等诸多方面，旨在提高校园的安全性和管理效率，为高校可持续发展提供保障。智慧平安校园体系中的主体，涵盖校内师生员工与广大社会公众。高校要对外开展工作联系、学术交流，加强访客的管理也是智慧平安校园建设不可忽视的工作。在数字化转型背景下，访客管理不再只停留在校门口出入管控这一环节，而应实现访客校园活动全过程的管理。有效的管理模式既要给访客良好的服务体验，更要实现数字赋能助力智慧平安校园建设的目标，因此，探索适合现阶段管理需要的访客管理模式是高校当前一项重要工作。

访客需求分析

　　不同的访客进校目的可能不同，根据访校目的细分需求，为明确访客权限和创建对应业务流程提供依据，是创新访客管理模式的基础。

　　因公访校

　　该类访客有明确的对接单位和对接人，有报备车辆的权限，其申请应由对接单位审批，审批单位需对其校内行为负责。当校内单位组织团体活动邀请校外人员参加时，应由该单位主动发起批量申请（含报备车辆）并经单位领导审批。

　　因私访校

　　该类访客多为临时来校参观者，如每年高考后，想报考该校的家长会带着孩子提前进校了解和熟悉学校。还有一些学校在城区内，周边的居民也有进校共享校园公共基础设施的需求。因没有具体的校内对接部门，所以该类访客不允许报备车辆，即不允许开车进校。其进校的时间段和每日校园允许进校的人数，高校可根据自身校园接待能力而定。

　　邀约访校

　　为体现对师生的人文关怀，高校一般尽可能地为师生亲友访校提供便利。虽然师生亲友访校有明确的访问对象，但因不涉及具体工作，为尽量减少所在单位或学生辅导员的审批工作量，可定期赋予师生一定的邀约名额（还可报备车辆），由师生自行发起邀约。当然，邀约人对自己邀约对象的校内行为负有监督义务。

高校访客管理新内涵

　　访客作为特殊群体，一旦进入校园，其在校园内的一切行为就与学校有关。无论是有意还是无意，凡是影响校园安全的行为，高校都需查找行为人及来源。这就需要高校具备对访客在校行为的主动感知能力，并以数字化方式呈现。因此，高校应部署大量人工智能设备，实现业务的数字化转型。

　　高校数字化转型的目标是促进全要素、全业务、全领域和全流程的数字化转型，访客是全要素中的一个小类。应将上述访客需求、被赋予的权限和学校管理方式数字化，并生成相应的业务流程。访客是校园平安建设对象之一，对其在校园内的行为进行全过程管理是必要的，而这也必然涉及多个领域的业务系统。

　　简言之，访客从走进校门的那刻起，就是校内相关业务（如门禁系统、机动车道闸系统、安防监控系统）的数据主体，访客乘坐校园通勤车、在食堂就餐、在场馆活动等时，其行为轨迹、办理业务痕迹都将以数据方式记录下来，并以人和时间点为主线串联形成校内行为轨迹。对个别可能造成安全隐患的行为，高校要及时进行预警和干预；个别访客在校内发生违规、违法行为时，高校要能依据其在校园内的行为轨迹进行追溯和定位。

　　基于此，高校在满足访客需求的同时，也要做好访客校内行为安全管理，师生也应认同学校“谁邀请、谁审批、谁负责”的管理理念。这也是当前阶段高校访客管理的新内涵。

高校访客管理新模式

　　传统的访客管理模式无法满足智慧平安校园建设需要，难以跟上数字化转型赋能高校快速发展的步伐。访客管理需要创新模式，即基于访客业务数字化的基础，采用人工智能技术为访客提供良好的校园服务体验，并利用数据关联性，借助数据分析技术来实现访客数据的全生命周期管理。

　　建立便捷的预约渠道

　　预约是访客访校的首要环节。高校一方面应根据自己的接待能力调控好每日进校人数，维护校园正常教学生活秩序；另一方面预约人数能为相关部门的校园管理和后勤保障提供参考依据，这种基于访客需求制定的相应预约流程如图1所示。根据业务流程建立的微应用为各类需求的访客提供了便捷的预约通道，申请结果及入校相关事项会通知访客。团体访校和邀约访校由经过身份核验的校内人员发起，因私访校和邀约访校则不需要审批。

图1 访客预约业务流程

　　实施智能化门禁管控方式

　　申请单生效后，访客在有效期内持身份证进行认证和通行权限查验，通过后允许通行。经审批的访客车辆信息通过数据中台对接到机动车道闸系统，实现访客车辆出入校道闸自动抬杆，提高通行效率，如图2所示。而人工服务则是在数据对接失败、访客车辆信息无法推送至机动车道闸系统的情况下，暂由门卫查验访客申请信息来放行或禁行。智能化门禁提升了访客体验，也实现了人员出入的可管可控，能有效预防安全事故发生，助力智慧平安校园建设。

图2 智能化门禁业务流程图

　　利用业务系统联动实现数字赋能

　　联动相关业务系统汇集和综合分析校内所有访客业务数据，以时间为主线形成访客个人轨迹记录，并以场所、时间为主体进行数据聚类分析，可展示各场所在不同时间段访客到访量情况，为学校相关部门做好后期规划提供参考依据，助力智慧平安校园建设。数字化转型阶段的所有业务都应能用图展现，如图3所示的访客业务架构图中，访客作为一个数据元，将学校多个业务串联起来，形成相关的数据链和业务链。数据流动将带动业务联动，最终实现校园管理有数可依。具体而言，访客车辆超速时能对应到申请人，访客在校园里发生违规违法行为时，能通过其在校内相关业务系统内留存的行为轨迹快速定位到人。访客得到有效管理后，智慧平安校园建设也多一份保障。

图3 数字化转型阶段访客业务架构

　　进行业务数据安全性保障

　　保护用户信息安全是各业务主管部门的义务和责任，高校应保障访客访校产生的业务数据的安全。

　　首先，应确保业务系统的安全性。访客指无校内身份的社会公众，访客申请的入口往往线上开放，因此该业务的代码需降低漏洞风险性。访客申请入口与其他内部业务之间须建立边界，做好访问控制以确保相关联的内部业务的安全性。

　　其次，要保障访客数据的安全性。对于访客填写的敏感信息，高校要保障其使用安全、传输安全和存储安全。敏感信息不能在业务系统之间流动，而应采用访客编号，相关业务共享数据需通过数据中台接口以保证数据的安全性。

　　最后，应周期化归档访客访校数据。高校可依法依规挖掘访客数据价值，为提高访客服务质量、构建智慧平安校园提供决策依据，但同时也应根据信息安全管理规定，对超过常规追溯期的访客轨迹数据进行归档，保证访客数据的安全性。

　　智慧平安校园是高校可持续发展的基础保障。在数字化转型背景下，基于数字化技术、人工智能技术实现访客的有效管理，不仅可赋能高校校园综合管理，还能助力智慧平安校园达到新高度。

　　来源：《中国教育网络》2025年9月刊

　　作者：付爱英、黄冲、邓庚盛、周晶晶（南昌大学信息化办公室）

　　责编：胡暄悦

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