中山大学财务与国资管理处发布规定，要求校内需要收取小额费用（千元以下）的部门部署校园卡收费系统，有效规范了学校的收费管理工作，增加了学校的资金回笼速度，降低了收费的人工成本和现金的运输风险。收费系统可以设置收费项目和单价标准，并且可以打印小票回单，收费部门不允许收取现金，必须通过刷卡进行收费，每次刷卡之后还有小票打印出来提供给交费者，并且在数据库中记录每一笔收费，这样对收费部门形成了有力的监管，杜绝了乱收费和小金库的出现。除此以外，使用校园卡收费，还可以加快收费速度，降低收到假钞的风险，减少了出纳工作量，从而降低人力成本。
    学校财务主管部门通过校园卡系统可以促进学费收取工作，避免拖欠学费。高校拖欠学费问题一直困扰着大部分高校，部分高校的欠费率甚至达到67%，金额高达3000余万。产生拖欠学费的原因主要是部分学生并非家庭困难，却故意拖欠学费，将家长提供的学费挪作他用，例如购买手机、电脑等；也有一些家庭困难学生因为“面子”问题而不愿意进行勤工助学和申请助学金，宁愿拖欠学费。大部分学校采用的都是毕业扣押“毕业证”和“学位证”的方式，这样的做法会产生法律风险，并且基本上无法产生有效作用，甚至会形成恶性循环：没有毕业证的学生找不到好工作，没有收入导致无法补交学费。中山大学财务与国资管理处通过校园卡系统，将未申请缓交学费的欠费学生的校园卡电子证件功能停用，这些恶意欠费学生将无法使用学校的图书、医疗保险、免费机房等优质资源。通过该项措施，仅针对文理科的研究生就及时回收了几百万的欠交学费，下一步将在全校范围内实行，促进学费回收工作。校园卡作为学生在校期间学习生活必不可缺的工具，学校可以充分挖掘校园卡的管理功能，从而将收费工作的关口前移，达到非常好的效果。

    学校财务主管部门还可以通过校园卡系统的结算功能及时回收承租单位水电费、管理费等费用。学校对外招标的饭堂经营者，按照合同应该按时交纳水电费、管理费等各项费用，但是这些经营者并没有缴费的积极性。财务处通过控制校园卡系统的结算功能，一旦承租者不按时交纳费用，学校可以停止承租者的收入结算，甚至直接从承租者的校园卡收入中进行预先扣除，及时回笼资金，避免资金无法回收。

    学校学生工作部门通过校园卡系统可以提高助学工作的准确度。校园卡系统可以从两个方面促进助学工作，一方面就是通过上述的学费催缴功能，使得部分“爱面子”的贫困生“浮出水面”，从而学校学生工作部门可以将助学金和勤工助学岗位向这一部分学生倾斜；另一方面，通过对学生在饭堂就餐消费数据的分析，可以了解到哪些学生省吃俭用，哪些学生是一边申请补助，一边“豪华生活”，将助学金的功能发挥到实处，充分提高助学金工作的准确度。

    通过校园卡系统的实施，应用部门可以降低手工作业难度和出错率，提高数据采集速度，降低管理人工成本。除了前文所述的在收费工作中降低出纳以及现金管理的工作量和出错率以外，应用部门还可以在各部门的应用软件中加入校园卡刷卡的功能，从校园卡或者校园卡的中心数据库中直接获得需要的数据，避免二次录入和手工录入出错，提高办事效率。

    除此以外，校园卡系统对学校管理水平提升方面的作用还有很多，在此不再赘述。实践证明，学校投入部分资金进行校园卡系统建设是物有所值的。

    为后勤社会化创造基本条件

    校园卡系统采用的电子钱包技术，可以实现脱网消费。