在资金清算过程中，如果收入部门发现资金不准确，可以直接到各校区的服务部与银行工作人员对账，如果存在纠纷，则由校园卡管理科进行调查和协调工作。
    设备和耗材管理

    校园卡系统设备种类繁多、分布广泛，而且大部分设备为银行设备放在学校使用，不纳入学校固定资产管理，为了加强设备管理，校园卡管理科需要单独购进相关软件对校园卡设备进行管理，做到定期清查。

    耗材管理方面，校园卡管理科在财务处核算中心的帮助下，建立材料账，定期对工作进行检查核对。

    机房和数据管理

    校园卡系统的主机设备托管在网络中心托管机房，服务器的不间断电源供应、空气调节、硬件安全可以得到保障，又避免了重新建设机房的资金浪费。为了加强系统安全，根据学校和银行的职责分工，系统还分离了电子钱包数据库服务器和身份证件数据库服务器，相关密钥由学校和银行分别掌握，确保数据安全。

    另一方面，学校建立密码管理制度，要求重要密码不得仅掌握在一个人手里，也不得由多人共同使用一个密码，而是多人交叉分段掌握密码，从而实现系统操作多人监控，避免人为破坏。

    故障管理

    校园卡系统的设计中已经对各种各样的故障提出了解决方案，包括脱机方案、脱网方案、备用设备等，以应对各种突发故障，普通设备故障可以由终端用户自行暂时排除而不影响使用。

    网络中心针对校园卡系统指定专人负责网络支持，采用先进技术优化网络结构，为主要的应用提供了专用设备和线路，一旦出现网络故障，校园卡管理科的技术人员可以与网络中心的技术人员迅速排除故障，保证校园卡系统的正常运行。

    校园卡管理科日常需要对设备进行检查，及时进行报修工作，采用了三种手段，包括：网络监控、用户报修和定期检查。校园卡管理科建立了报修平台，可以及时汇总各校区的报修信息，及时与银行和新中新公司沟通。

    校园卡实施效果

    校园卡系统自建设至今，产生的应用效果主要可以包括以下几个方面：

    提升学校部门服务水平

    中山大学建立统一的一卡通系统之后，广大师生从到校报到开始一直到离校，只有一张卡就可以走遍全校。例如一个学生，报到时首先领取到已经预先做好的校园卡，持着校园卡可以在数字迎新系统中的各个环节中进行刷卡，完成报到程序；日常生活中可以使用校园卡进行就餐、校内购物、热水洗浴、公费医疗、乘坐交通工具（包括在广州市乘坐地铁和公共汽车），还可以交纳体育场地使用费、网络使用费、图书馆超期罚款等各项费用等；日常学习中可以进行学籍注册、图书借阅、电脑机房上机等。如果是一个教师，持着校园卡还可以进行异地校区招待所住宿、饭堂就餐、校园车辆出入等。

    由此可见，实施高校一卡通系统，高校可以提高学校各部门的服务水平，大大降低师生各类证卡的持有数量，方便师生在校内的生活和学习。

    有效促进学校管理水平的提升

    学校财务主管部门通过校园卡系统可以加强校内收费的管理，避免乱收费和产生“小金库”。