其中领导小组组长为协助校长分管财务的许家瑞副校长，成员包括兼任财务与国资管理处处长的喻世友校长助理；专家小组由学校的信息科学技术学院教授、管理学院教授、网络中心主任和副主任、后勤集团总经理、图书馆技术专家组成，另外聘请了其他高校的计算机教授和省计算机中心的专家作为外援，这里面既有理论方面的专家学者，也有技术支持部门的领导和专家，还有系统主要应用部门的领导和专家，这样的专家小组构成为之后进行的系统招标和谈判、实施工作打下了坚实的基础；工作小组由财务与国资管理处具有丰富管理经验的工作人员组成，并负责将前期试运行的工作经验进行充分总结，对专家们提出的技术细节等进行了整理工作，形成了系统初步的需求分析以及招标文档等重要文件。
    系统需求分析

    系统需求分析作为系统建设的前期准备工作，对系统后期实施的是否符合学校的要求具有非常重要的作用。在国内没有良好的应用先例的情况下，作为工作小组成员的财务与国资管理处工作人员，经过在珠海校区一卡通将近两年的试运行工作，总结出很多有用的经验，并通过总结提出一系列对新校园卡系统的要求，这些要求作为应用经验得到专家组成员的支持。专家组中的专家学者和应用部门也提出了自己的专业建议和需求，最后形成了一个比较完善的需求分析文档，其中既包括技术要求，也包括对管理、运营方面的要求。

    招标、谈判和合同签订

    学校经过一系列的准备工作，在2002年初面向国内各大银行进行了招标工作，通过一系列的评标、答辩、考察、谈判，最终确定由中国工商银行和新中新集团捆绑建设中山大学校园卡系统，实现了强强合作。

    校园卡系统的具体实施

    校园卡系统由签订合同到上线运行仅使用了2个月时间，学校、银行、企业都投入了骨干力量进行攻坚作战，虽然学校具有一定的管理经验，但是新中新集团提供的“金融化校园一卡通系统”还是第一次投入实际运行，而且该系统根据中山大学的系统需求又进行了很多修改，银行在高校电子钱包运行方面也没有相关的经验，这意味着基本上一切都是从头干起。但是最后该系统在2002年9月1日新生到校前完成一期建设，开通了南校区和珠海校区的餐饮、图书借阅、上机管理、公费医疗管理等主要功能，能够试运行成功得益于以下几个方面：

    学校领导大力支持和推动

    校园卡系统建设领导小组由副校长和校长助理牵头，在建设过程中，因为时间紧迫，系统建设过程中遇到很多问题，例如办公场地选址、全校性资料采集等工作都由校领导直接推动，这些都为校园卡系统的上线提供了良好的先天条件。

    校领导将校园一卡通的建设工作交给财务与国资管理处，并成立校园卡办公室，很大程度上是因为系统的建设需要同银行打交道，这一点上财务部门具有优势，另外一点是因为财务部门作为学校的核心管理部门，处长由校长助理兼任，在系统的实施上也起到了很大的推动作用。

    合作单位全力投入

    作为合作建设单位的中国工商银行，为了各校区银行网点建设、卡片表面设计、设备采购等问题不断与工商银行总行协商，争取政策，并为电子钱包的运行选拔了优秀的团队，为学校校园卡系统的建设提供了有力的资金支持。