过去20多年,高校信息化建设快速发展,并在实践中发挥重要作用、产生了巨大影响,在落实教育信息化2.0行动计划以及未来“十四五”规划过程中,特别是年初突如其来的疫情对高教信息化提出了新挑战。
高校信息化应用公众号推出由新华三技术有限公司独家冠名的《教育信息化智思考》专栏,栏目关注高校信息化的真实应用和最新进展,将第一线需求与新技术、新产品、新解决方案进行精准匹配,让“互联网+”真正成为大学现代化与未来教育革命的智慧引擎。
张巍
大连理工大学网络与信息化中心主任
随着高校信息化建设水平的全面提升,当前高校信息化建设已从数字化校园全面进入到智慧校园建设阶段。
数字化校园建设是以满足业务部门信息化需求为导向,而智慧校园建设的核心和重点则是以用户服务和用户体验为导向。
高校在数字化校园向智慧校园演进的过程中,需要重点关注以下四个方面的问题。
理顺信息化建设的体制机制
当前的智慧校园建设已经不完全是技术性工作,在建设过程中有大量的工作是业务规划、部门间沟通协调、业务梳理和流程再造、项目规范性建设等管理性工作。
如何发挥业务部门的主体性,如何调动师生参与信息化建设的积极性,如何加强信息化项目建设全过程管理,建设让师生满意的信息化应用等,这些都必须通过理顺信息化建设的体制机制来保障。
在信息化建设组织架构方面,学校网络安全与信息化建设管理委员会是学校信息化建设领导决策机构,负责审定学校信息化建设的总体规划以及对信息化建设中重大项目进行决策;
信息化建设管理办公室是学校信息化规划管理机构,负责信息化建设总体规划、年度计划的制定和实施,组织学校信息化项目的立项审批和建设经费管理,负责全校信息化公共基础设施、基础平台及公共资源的建设、管理与运行维护;
学校各业务部门(包括网络中心、信息中心等)是学校信息化建设的需求主体和建设主体,负责组织本单位信息化项目立项申报,项目建设、使用、维护,本单位信息化项目的信息安全工作,信息化应用的宣传和推广等。
信息化建设管理办公室与网络中心(信息中心)双重架构的组织,将信息化建设的规划立项与建设实施分离,避免了传统的信息化部门既负责立项又负责建设的弊端,保证了信息化建设项目的科学性和规范性。
明确信息化项目需求和建设主体是各业务部门后,可以充分调动业务部门参与信息化建设的积极性和主动性,在建设中逐步提升各业务部门的信息化素养,避免由信息化部门主导项目建设,既不熟悉业务需求,建成项目也不能满足业务部门的实际需求。
在建设分工方面,要理顺信息化部门与业务部门的职能界限。学校信息化应用主要包括公共支撑平台、公共服务平台、业务系统、网站等。
公共支撑平台是指不涉及具体业务部门的业务,为各业务或信息化系统提供基础的信息集中展示、消息发送、岗位管理、数据交换,是智慧校园的基础支撑应用;
公共服务平台是指不涉及具体业务部门的业务,为师生和各业务部门的科研、生活、学习提供的基础网络和应用服务,是智慧校园的必要组成部分,这部分应由信息化部门负责建设。
而业务系统是指涉及具体业务部门的业务,与师生科研、生活、学习相关并主要满足业务部门管理需要的系统、网站等,由业务部门负责建设。
在建设模式方面,业务系统由业务部门主导建设,信息化部门协助,具体采用“业务负责人+技术负责人”的双负责人模式。
涉及多部门的业务系统由业务量最大的部门牵头,形成“牵头部门+其他部门+信息化部门”协同工作模式。所有建设项目中,信息化部门承担技术负责人角色,负责技术环节的支撑和规范。
建设校园门户
校园门户是指将校内信息发布、信息查询、业务办理进行集成和整合的平台,校内用户只需登录门户平台即可完成各类信息查询及业务办理,是面向师生用户的核心基础应用平台。
校园门户一般应包括门户首页、信息中心、办事中心、数据中心和消息中心等内容。
门户首页是门户各项功能集中展示页面,不同用户呈现不同首页,且用户可自定义;
信息中心是通过与网站群和其他应用对接,将学校各类新闻、通知、文件、公示、简报等师生关注的信息进行集中展示,并实现信息的定向投放与个性化订阅;
办事中心是将学校所有业务系统、办事流程、微服务、轻应用等办理事项集中展示,是师生所有业务办理事项的统一入口;
数据中心是对学校数据资产目录、校情分析、个人画像、个人数据分析报告、个人档案、个人数据纠错等集中展示;
消息中心是将办事大厅及各业务系统的消息、通知、待办与审批事务等内容对接,实现相关系统待办、待审、待阅等各类场景的待办事宜消息的集成展现与集中处理。
推动一站式办事中心的建设
一站式服务在高校信息化工作中发挥了重要的牵引作用,高校通过一站式服务建设,有力地推动了高校管理部门职能的界定和优化,推动了业务流程的再造和简化。
同时,在业务部门信息化素养提高、业务部门信息化建设水平、学校总体信息化建设水平等方面都发挥了重要的促进作用。
高校在开展一站式服务建设时遇到的困难包括以下几个方面:
一是业务部门信息化素养、信息化意识不够强,没有认识到一站式服务建设的重要性,不愿意将线下业务搬到线上;
二是业务部门对线上、线下业务的区别理解不到位,只是简单地将线下流程搬到线上,没有针对线上办理的特点进行流程的优化和改造;
三是信息化建设部门在推动一站式服务建设中力度不够,信息化部门作为技术部门,在推动业务部门建设和流程优化、多部门工作协调时感到吃力。
要解决这些问题,一是要营造一站式服务建设的氛围,从学校政策要求、机关作风建设、信息化素养培训、智慧校园建设等方面形成合力,营造氛围,让各职能部门、师生了解一站式服务带来的变化,从而让职能部门愿意做,师生愿意接受一站式服务;
二是发挥示范效应,将愿意做、配合做的部门业务先放到线上,通过这些业务的线上办理,让师生及时体会到一站式服务带来的便捷,从而推动其他部门的建设;
三是加强培训和指导,信息化部门在技术上给予支持和指导,让职能部门知道怎么开展一站式服务建设。
建设学校公共数据平台
公共数据平台是高校信息化数据资源建设的主要载体,对学校各单位及师生在履行职责过程中产生或获取的各类信息化数据资源进行统一管理,完成数据资源的采集、存储、交换、共享及应用,并为全校各单位及师生提供权威数据服务的公共基础平台。
公共数据平台建设对推动高校事业发展、提高信息化服务能力等方面具有十分重要的战略意义。
通过公共数据平台建设,可保障学校、业务部门、师生所需的各类信息化数据均有准确、唯一的来源,使数据能充分共享、安全使用。
从校级层面来看,各级领导可根据权限通过可视化手段实时了解学校各项办学指标情况,进行数据挖掘和决策分析;
从业务部门层面来看,可避免数出多头、数据不准、数据手工采集、数据线下传递等繁琐且不安全的工作模式;
从师生层面,可随时进行数据查询并灵活使用,避免数据重复采集、重复填表等问题。
高校在开展公共数据平台建设时要把握以下几个原则:
一是要明确学校各部门在履职过程中产生或获取的各类信息化数据,均是学校的公共资产。
业务部门应根据学校各项工作和师生需要,确保各类信息化数据资源的充分共享。
二是要明确数据产生的源头。
学校各业务部门是数据产生的最主要源头,学校各项工作所需数据,应由业务部门根据部门职责纳入日常管理并通过业务系统提供,对于没有业务系统支撑的数据,业务部门应通过学校公共数据平台向师生采集。
三是要明确数据维护更新的主体。
学校各业务部门是业务数据维护和更新的第一主体,应建立数据管理制度以确保维护数据的真实性、完整性、规范性和时效性。
通过公共数据平台向师生采集的数据,其维护更新由师生个人负责,有必要审核的数据由管理数据的业务部门确认审核方式。
四是要明确公共数据平台是全校唯一的数据交换、共享平台。
学校各部门产生的共享数据、师生个人采集的数据,均推送到学校公共数据平台进行管理,学校各部门、师生履职所需数据,也均从学校公共数据平台获取,严禁任何形式不经公共数据平台进行的数据交换和使用。
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