编辑点评：对于高校来说，各种奖项申报、教师评选等活动，都需要层层上报。本文设计的自助表格填报服务是一个面向全校的应用服务，依托于学校数据中心，实现表格的自动填充和收发。该服务采用B/S架构，用户可以通过浏览器进行操作。通过该服务来提高数据可控性、提高填表效率、实现跨部门数据表格的制作、提升服务的复用性、简化工作流程，具有很好的实践性。

　　所有的数据都会集成到数据中心，方便业务系统之间的数据交换，解决了跨部门数据的共享问题。同时，在数据中心建设的基础上，面向全校提供一些应用服务，较少功能的重复建设。

　　每年，高校都会有各种奖项申报、教师评选等活动，以往传统的申报过程给申报者、组织者带来了很大的工作量。对于“申报者”而言，填写内容大同小异、内容繁琐。对于组织申报评选的“业务部门”而言，管理复杂需要层层上报、数据伸缩性大，在格式和真实性等方面无法进行有效的管理和监督。对于“其他相关部门”而言，也困扰于频繁的信息查询与业务数据提供。随着业务量的增长，传统表格填报和管理模式在效率和人力投入方面的弊端日益尖锐。

　　高校报表填报服务的现状

　　报表工具在国内外发展的已经非常成熟，为了提高信息化程度，高校的一些业务部门也会设计各自的表格填报功能，其主要目的也是为了减轻填写者的工作量。但是目前的这些表格填报功能存在着一些普遍的问题：跨部门数据无法共享、重复性高、复用率低、数据可控性差。

　　1.无法实时获取跨部门数据。目前高校中的一些报表系统大多是业务部门自行开发，内部使用，比如教务部门的优秀学生申请表自助填写功能。当涉及到跨部门数据时，就需要临时做接口甚至手动导入Excel，实时性差，效率低下。

　　2.部门之间重复建设。目前高校中有独立业务系统的部门，如人事部门、教务部门、科研部门等，为方便用户会开发各自的表格填写模块。这就造成部门之间重复建设、复用率低，而且表格分散度在各个业务系统，使用不便，用户无法进行统一管理。

　　3.部门之间差距较大。高校中很多部门都没有独立的系统，如需开发自助表格系统，先得进行系统建设，花费的成本和时间会比较高。

　　4.数据可控性差。传统的报表过程通常是用户登录-预览表格-生成表格-表格下载-盖章-交至业务部门。在表格下载后通常是一个文档，用户依然可以手动对数据进行修改，无法控制数据的真实性。

　　发展方向

　　出现上述问题的主要原因一是各业务系统在建设过程中相互独立，标准不统一，数据交互困难，形成了一个个信息孤岛；二是缺少一个面向全校的应用平台，功能重复率高。在今后的信息化建设过程中将逐渐打破信息孤岛的局面，所有的数据都会集成到数据中心，方便业务系统之间的数据交换，解决了跨部门数据的共享问题。同时，在数据中心建设的基础上，面向全校提供一些应用服务，较少功能的重复建设。这两点正好为报表填报服务的进一步发展提供了很好的方向。

　　高校自助表格服务设计

　　系统建设目标

　　自助表格填报服务是一个面向全校的应用服务，依托于学校数据中心，实现表格的自动填充和收发。该服务采用B/S架构，用户可以通过浏览器进行操作。通过该服务来提高数据可控性、提高填表效率、实现跨部门数据表格的制作、提升服务的复用性、简化工作流程。

　　系统主要功能

　　1.个人：表格生成、编辑、下载、打印、上传。

　　2.部门：制作表格模板、配置收发权限、一键收集、批量下载。

　　3.系统工作原理

　　报表工具主要分为C/S和B/S这两种架构，C/S架构主要是针对一些大型企业的财务报表，适用于流程复杂、计算量大的系统；而B/S架构主要是借助于Web报表工具，通过浏览器器访问服务平台，不需要特别复杂的流程和计算过程，更看重的是使用的便捷性。根据需求本文采用B/S架构，自助表格系统的部署架构如图1所示，主要由Web服务器、防火墙、应用服务器及数据库构成。自助表格系统的身份认证模块将与学校的统一身份认证平台做对接，用户通过浏览器登录学校统一身份认证平台后，即可以个人身份进入自助表格系统。通过Web服务器将用户请求传输和分配给应用服务器，然后由应用服务器进行业务逻辑的处理，包括表格的管理、生成、收发、下载等。应用服务器处理过程中需要涉及到后台数据的获取，后台数据库即图1中的自助表格系统数据库，该数据库中的数据由两部分组成：权威数据和自定义数据。其中“自定义数据”是用户自行录入的数据，而“权威数据”来源于学校数据中心，数据中心数据库中存放着全校各个业务系统的数据，包括人事系统、科研系统、教务系统等。

　　自助表格服务的典型案例

　　学生个人信息统计服务

　　主要特点：表格的收发统计

　　在高校的学生工作中，需要经常进行学生信息的统计校对工作，在传统统计过程通常会形成个人-宿舍-班长-辅导员这样的多级结构，效率低且容易遗漏。当需要进行学生个人信息（包括姓名、学号、籍贯、生源地、学习经历、获奖情况等）统计的时候，需要层层上报，并花费大量的时间去核对人数、归类整理。环节越多效率越低下，而且容易遗漏无法进行有效的统计。

　　采用自助表格服务后，可以跳过中间环节，形成个人-辅导员的直接对接。在学生端，学生登录自助表格服务后，选取所需表格“个人信息填报表”，预览校对无误后点击发送，便可以直接发送到辅导员处。在辅导员端，可以一键收取表格，也可查看所管辖学生中尚未发送的学生名单，大大提高了工作效率，避免人为的失误而造成遗漏。

　　专业技术职务申报

　　主要特点：跨部门数据表格的制作、保证数据真实性

　　每年的职称评审都是一项耗时间、耗人力的工作，传统的填报过程主要有两个问题，一是填写繁琐，二是数据真实性无法保证。申请表几乎涵盖了申请者在校的所有信息，包括基本信息、教学情况、科研情况等，对于申请者（特别是一些年限较长的申请者）而言，需要花费一天的时间去填写。为了保证真实性，填写内容需要分给各业务部门去逐一审核，造成很大的工作量。

　　采用自助表格服务后，组织评审的单位只需要制作一个统一模板，将数据按照所需的内容及格式从数据中心取出，并根据需要对这些数据的来源进行配置。如果要保证数据的真实性（如教学工作量、科研成果等），则所获取的数据是来自数据中心的“权威数据”，且不允许修改；如果是一些经常需要变动的数据（如联系方式），则所获取的数据是“自定义数据”，用户可以自行修改。教职工登录自助表格服务后，选择“专业技术职务申报表”，就可以直接预览带数据内容的表格。根据预览的情况直接打印表格，保证数据的真实性。

　　自助表格系统的特点

　　提高数据可控性

　　表格制作过程中，会明确各项数据的数据来源是权威数据还是自定义数据，并加之不同的策略以保证真实性。通过加强对数据伸缩性的控制，解决以往用户篡改数据的问题，大大减少了信息核对的时间。

　　提高填表效率

　　大大节省填表所需时间，避免填写重复信息，信息更加精准。以填写一张中等复杂的表格为例，传统模式下，1000个人每人需要花费1小时去填写表格，则共需要1000小时。使用自助表格系统后，每人仅需花费5分钟填写表格，加上管理员2小时的制表时间，总共节省了914小时。

　　跨部门数据表格的制作

　　数据来源于数据中心，其中整合了各个业务部门的数据，定时更新，尤其适用于一些跨部门表格模板的制作。

　　提升服务的复用性

　　目前各个高校的自助表格系统存在重复建设、管理分散的问题。本系统是在学校数据中心的基础上建设的自助表格系统，各部门自行制作表格模板后即可使用。既方便了表格的统一管理，又节约了建设成本。

　　简化工作流程

　　改变传统方式中个人-宿舍-班长-辅导员层层提交表格，不断核对人数的工作方式，将个人-辅导员直接对接，表格收集者只需配置好权限，即可随时查看上交情况、批量下载，省去了中间的过程，大大减少了工作量。

　　自助表格服务改变了传统的表格填写及管理模式，其依托于学校数据中心，可以获取全校所有数据，部门可以根据需求灵活地制作表格模板、配置收发权限。通过自助表格系统，可以减少重复信息的填写，信息更加精准可信。同时端对端的收发功能避免了层层上报、反复提交带来的资源浪费，提高了业务流转效率。

　　在服务的推广过程中，也遇到了数据不准确、浏览器不兼容、业务流程设定等方面的问题，在今后的建设中，我们会不断地思考改进。希望能够更好地为师生服务，推动校内数据资源的整合优化，促进高校的信息化建设。

　　（作者单位为对外经济贸易大学信息化管理处）