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对外经济贸易大学:高校自助表格服务解决“一张表”难题

  编辑点评:对于高校来说,各种奖项申报、教师评选等活动,都需要层层上报。本文设计的自助表格填报服务是一个面向全校的应用服务,依托于学校数据中心,实现表格的自动填充和收发。该服务采用B/S架构,用户可以通过浏览器进行操作。通过该服务来提高数据可控性、提高填表效率、实现跨部门数据表格的制作、提升服务的复用性、简化工作流程,具有很好的实践性。

  所有的数据都会集成到数据中心,方便业务系统之间的数据交换,解决了跨部门数据的共享问题。同时,在数据中心建设的基础上,面向全校提供一些应用服务,较少功能的重复建设。

  每年,高校都会有各种奖项申报、教师评选等活动,以往传统的申报过程给申报者、组织者带来了很大的工作量。对于“申报者”而言,填写内容大同小异、内容繁琐。对于组织申报评选的“业务部门”而言,管理复杂需要层层上报、数据伸缩性大,在格式和真实性等方面无法进行有效的管理和监督。对于“其他相关部门”而言,也困扰于频繁的信息查询与业务数据提供。随着业务量的增长,传统表格填报和管理模式在效率和人力投入方面的弊端日益尖锐。

  高校报表填报服务的现状

  报表工具在国内外发展的已经非常成熟,为了提高信息化程度,高校的一些业务部门也会设计各自的表格填报功能,其主要目的也是为了减轻填写者的工作量。但是目前的这些表格填报功能存在着一些普遍的问题:跨部门数据无法共享、重复性高、复用率低、数据可控性差。

  1.无法实时获取跨部门数据。目前高校中的一些报表系统大多是业务部门自行开发,内部使用,比如教务部门的优秀学生申请表自助填写功能。当涉及到跨部门数据时,就需要临时做接口甚至手动导入Excel,实时性差,效率低下。

  2.部门之间重复建设。目前高校中有独立业务系统的部门,如人事部门、教务部门、科研部门等,为方便用户会开发各自的表格填写模块。这就造成部门之间重复建设、复用率低,而且表格分散度在各个业务系统,使用不便,用户无法进行统一管理。

  3.部门之间差距较大。高校中很多部门都没有独立的系统,如需开发自助表格系统,先得进行系统建设,花费的成本和时间会比较高。

  4.数据可控性差。传统的报表过程通常是用户登录-预览表格-生成表格-表格下载-盖章-交至业务部门。在表格下载后通常是一个文档,用户依然可以手动对数据进行修改,无法控制数据的真实性。

  发展方向

  出现上述问题的主要原因一是各业务系统在建设过程中相互独立,标准不统一,数据交互困难,形成了一个个信息孤岛;二是缺少一个面向全校的应用平台,功能重复率高。在今后的信息化建设过程中将逐渐打破信息孤岛的局面,所有的数据都会集成到数据中心,方便业务系统之间的数据交换,解决了跨部门数据的共享问题。同时,在数据中心建设的基础上,面向全校提供一些应用服务,较少功能的重复建设。这两点正好为报表填报服务的进一步发展提供了很好的方向。

  高校自助表格服务设计

  系统建设目标

  自助表格填报服务是一个面向全校的应用服务,依托于学校数据中心,实现表格的自动填充和收发。该服务采用B/S架构,用户可以通过浏览器进行操作。通过该服务来提高数据可控性、提高填表效率、实现跨部门数据表格的制作、提升服务的复用性、简化工作流程。

  系统主要功能

  1.个人:表格生成、编辑、下载、打印、上传。

  2.部门:制作表格模板、配置收发权限、一键收集、批量下载。

  3.系统工作原理

  报表工具主要分为C/S和B/S这两种架构,C/S架构主要是针对一些大型企业的财务报表,适用于流程复杂、计算量大的系统;而B/S架构主要是借助于Web报表工具,通过浏览器器访问服务平台,不需要特别复杂的流程和计算过程,更看重的是使用的便捷性。根据需求本文采用B/S架构,自助表格系统的部署架构如图1所示,主要由Web服务器、防火墙、应用服务器及数据库构成。自助表格系统的身份认证模块将与学校的统一身份认证平台做对接,用户通过浏览器登录学校统一身份认证平台后,即可以个人身份进入自助表格系统。通过Web服务器将用户请求传输和分配给应用服务器,然后由应用服务器进行业务逻辑的处理,包括表格的管理、生成、收发、下载等。应用服务器处理过程中需要涉及到后台数据的获取,后台数据库即图1中的自助表格系统数据库,该数据库中的数据由两部分组成:权威数据和自定义数据。其中“自定义数据”是用户自行录入的数据,而“权威数据”来源于学校数据中心,数据中心数据库中存放着全校各个业务系统的数据,包括人事系统、科研系统、教务系统等。

  自助表格服务的典型案例

  学生个人信息统计服务

  主要特点:表格的收发统计

  在高校的学生工作中,需要经常进行学生信息的统计校对工作,在传统统计过程通常会形成个人-宿舍-班长-辅导员这样的多级结构,效率低且容易遗漏。当需要进行学生个人信息(包括姓名、学号、籍贯、生源地、学习经历、获奖情况等)统计的时候,需要层层上报,并花费大量的时间去核对人数、归类整理。环节越多效率越低下,而且容易遗漏无法进行有效的统计。

  采用自助表格服务后,可以跳过中间环节,形成个人-辅导员的直接对接。在学生端,学生登录自助表格服务后,选取所需表格“个人信息填报表”,预览校对无误后点击发送,便可以直接发送到辅导员处。在辅导员端,可以一键收取表格,也可查看所管辖学生中尚未发送的学生名单,大大提高了工作效率,避免人为的失误而造成遗漏。

  专业技术职务申报

  主要特点:跨部门数据表格的制作、保证数据真实性

  每年的职称评审都是一项耗时间、耗人力的工作,传统的填报过程主要有两个问题,一是填写繁琐,二是数据真实性无法保证。申请表几乎涵盖了申请者在校的所有信息,包括基本信息、教学情况、科研情况等,对于申请者(特别是一些年限较长的申请者)而言,需要花费一天的时间去填写。为了保证真实性,填写内容需要分给各业务部门去逐一审核,造成很大的工作量。

  采用自助表格服务后,组织评审的单位只需要制作一个统一模板,将数据按照所需的内容及格式从数据中心取出,并根据需要对这些数据的来源进行配置。如果要保证数据的真实性(如教学工作量、科研成果等),则所获取的数据是来自数据中心的“权威数据”,且不允许修改;如果是一些经常需要变动的数据(如联系方式),则所获取的数据是“自定义数据”,用户可以自行修改。教职工登录自助表格服务后,选择“专业技术职务申报表”,就可以直接预览带数据内容的表格。根据预览的情况直接打印表格,保证数据的真实性。

  自助表格系统的特点

  提高数据可控性

  表格制作过程中,会明确各项数据的数据来源是权威数据还是自定义数据,并加之不同的策略以保证真实性。通过加强对数据伸缩性的控制,解决以往用户篡改数据的问题,大大减少了信息核对的时间。

  提高填表效率

  大大节省填表所需时间,避免填写重复信息,信息更加精准。以填写一张中等复杂的表格为例,传统模式下,1000个人每人需要花费1小时去填写表格,则共需要1000小时。使用自助表格系统后,每人仅需花费5分钟填写表格,加上管理员2小时的制表时间,总共节省了914小时。

  跨部门数据表格的制作

  数据来源于数据中心,其中整合了各个业务部门的数据,定时更新,尤其适用于一些跨部门表格模板的制作。

  提升服务的复用性

  目前各个高校的自助表格系统存在重复建设、管理分散的问题。本系统是在学校数据中心的基础上建设的自助表格系统,各部门自行制作表格模板后即可使用。既方便了表格的统一管理,又节约了建设成本。

  简化工作流程

  改变传统方式中个人-宿舍-班长-辅导员层层提交表格,不断核对人数的工作方式,将个人-辅导员直接对接,表格收集者只需配置好权限,即可随时查看上交情况、批量下载,省去了中间的过程,大大减少了工作量。

  自助表格服务改变了传统的表格填写及管理模式,其依托于学校数据中心,可以获取全校所有数据,部门可以根据需求灵活地制作表格模板、配置收发权限。通过自助表格系统,可以减少重复信息的填写,信息更加精准可信。同时端对端的收发功能避免了层层上报、反复提交带来的资源浪费,提高了业务流转效率。

  在服务的推广过程中,也遇到了数据不准确、浏览器不兼容、业务流程设定等方面的问题,在今后的建设中,我们会不断地思考改进。希望能够更好地为师生服务,推动校内数据资源的整合优化,促进高校的信息化建设。

  (作者单位为对外经济贸易大学信息化管理处)

来源:中国教育网络作者:张烨青 李颖 杨洋
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