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常熟理工学院:互联网+资产盘点让高校资产“水落石出”

  编辑点评:本文以IT盘点资产,是互联网应用创新的典型案例,有效解决了高校资产盘点问题。通过技术创新,改变了高校资产管理一直无法解决的老问题,让资产盘点管理实现了扁平化管理,调动了每位员工的责任意识,提升了资产管理的透明度,实现了资产盘点的常态化管理。

  高校资产如何能高效地盘点困扰着许多高校,这个难题最近在常熟理工学院终于有了着落。

  启动校园资产清查

  2015年底,常熟理工学院召开动员会启动全校资产清查工作,会上,陈建华副校长强调了加强国有资产管理工作的重要性及开展本次资产清查工作的必要性。要求各单位分管资产工作的领导要按照学校要求,及时跟踪资产清查工作进展,重点清查遗漏、缺失和不规范的环节,梳理清查工作中发现的问题。资产与后勤管理处对清查工作的具体开展进行了部署,强调各单位要严格按照时间节点,务求实效完成本项工作。信息化办公室技术人员对于本次清查工作如何利用“掌上理工”中“资产盘点”功能进行了演示说明。

  本次常熟理工学院资产清查工作分为个人自查、学院及部门自查、全校核查三个阶段进行。资产与后勤管理处还将对各单位的清查结果进行抽查,以确保本次资产清查工作取得实效。

  截至2015年12月30日,仅仅20天后学校资产盘点数量到49103件,占资产总数的65%左右,平均日盘点数2455件,这样的盘点速度、效果是以前无法想象的,也是以前不可能实现的,彻底解决了高校资产盘点效率低下的管理“洼地”和不透明的管理“痛点”。为什么可以达到这样的效果呢,这要从常熟理工学院的互联网应用创新谈起。

  以IT盘点资产

  前几年,常熟理工学院在学校领导的高度重视和指导下,学校建立人、财、物等的管理决策支持系统,其中资产管理与决策系统,以数据可视化的方式,按照校区、楼宇、房间、部门、人员、资产等多维度从全视角展现高校资产的配置分布情况,实现了资产配置的精细化管理,但这些设备真实情况如何,比如:这些物品是否存在,是否丢失,物品在哪存放等问题,仍然无法得到全面监管监控,这样就需要通过资产盘点来实现。但传统的资产盘点是采用专有的手持盘点设备,这些设备只能基本解决资产盘点的功能,存在许多缺点,诸如:效率低下,该专有设备无法实现人手一把,学校一般会采购10~20把左右,平时基本闲置,等开始资产盘点时每个单位能分配到一把左右,不够用,导致工作效率低;无法实现扁平化管理,由于很难把盘点工作执行到“各扫门前雪”,即责任到人,加之盘点效率低,而每个学校都是数万件资产,这样导致事实上每次盘点都无法做到全部盘点,大多是抽样盘点;资产盘点真实性不强,传统的手持设备只能扫描设备的条形码,无法上传资产实物照片等,这样的盘点效果也是大打折扣;无法精确定位盘点,传统的扫描设备基本不支持无线网络连接,数据上传大多是通过数据线导入计算机系统等多个步骤,另一个缺点是无法在盘点资产时进行精确的室内和室外定位。

  于是,常熟理工学院在2015年启动的校内立项建设开发项目工作中,把基于移动终端和WIFI的资产盘点项目确立为7个建设项目之一,通过在校内的激烈竞争后,最终由信息化办公室的朱峰老师中标,项目开发经费为9千元,应该说是非常少的经费投入。项目确立后,研发团队开始确立目标:开发一个让所有师生利用手中智能手机就都能参与资产盘点的系统,为了克服以前资产盘点的低效、不真实、抽样盘点等问题,研发团队确立了基本建设思路:充分利用GPS、楼宇定位、校园WIFI、手机扫描、手机拍照、GIS、大数据分析等手段结合,建设一个人人参与、高效、便捷、通用的移动Web资产盘点系统,让高校庞大的家底能“水落石出”,彻底解决资产盘点这个老大难问题。

  目标和思路定了后,研发项目开始启动,在开发中确立了调用JSSDK接口来驱动手机硬件工作,结合GPS定位和室内WIFI定位,采用腾讯地图数据可视化等开发模式。当然这样一个创新项目在开发过程中还是遇到了许多问题,好在通过各方共同努力,2015年9月该项目基本完成,进入测试运行,2015年11月该系统正式上线,于是学校资产部门开始启动新一轮的资产盘点工作。

  创新中的问题与反馈

  在学校的资产盘点动员大会后,随着盘点工作的进行,各种各样的问题也浮出水面,如各类手机和操作系统版本问题、教师对使用新生事物习惯问题等,好在这些问题信息化部门之前也有思想准备,通过交流与培训,资产盘点工作的顺利和高效也让研发团队很吃惊。这种资产盘点方式让各个部门和二级学院的资产信息管理员开心了,他们说“这个从来没有解的问题终于有解了,而且是全员参与盘点,甚至还可以请其他老师和学生一起盘点,太高效了,让我们资产管理员也可以解放出来关注盘点的进度和协调等工作”;后台数据统计页面上部门盘点排行榜、盘点之星、盘点雷锋等排行榜等让每个部门和每个人都乐在其中。通过全校师生的共同参与,资产盘点在短短的二十天时间里,完成了近65%的目标,真正让资产盘点飞了起来。图1、2、3是本次盘点中的情况显示。

  通过技术创新,我们学校改变了高校资产管理一直无法解决的老问题,让资产盘点管理实现了扁平化管理,调动了每位员工的责任意识,提升了资产管理的透明度,实现了资产盘点的常态化管理,这次尝试让我们也更加有信心。下一步计划是围绕学校教学、科研、管理主要工作,依托每位师生手中的智能终端和校园WIFI,继续在设备报修、实践教学设备利用率监控、各类教学活动签到考勤等诸多方面试水。(作者单位为常熟理工学院)

来源:中国教育网络作者:周玉珍 徐良 朱峰 蒋玉峰
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