【摘要】民营高校会计档案是民营高校档案的主要组成部分，民营高校会计档案管理仍存在许多薄弱环节，特别是在新时期会计电算化环境下面临着诸多挑战。针对民营高校会计档案工作中仍存在许多薄弱环节，应当通过建立健全民营高校会计档案管理制度的实施细则；加大民营高校会计档案管理的硬件投入，防范民营高校会计档案管理事故风险；加强组织领导，提高会计档案管理工作人员素质；提高民营高校会计档案管理和利用水平。

    【关键词】民营高校会计档案 现状 措施

     一、民营高校会计档案管理工作现状

     （一）民营高校会计档案管理制度相对滞后。

    目前，各民营高校实施的会计档案管理制度主要执行财政部财会字[1998]32号财政部关于印发《会计档案管理办法》的通知，各民营高校并没有建立一套适合民营高校自身的会计档案管理制度的实施细则。没有统一管理会计档案的标准，现存会计档案都已分类造册，但部份会计账簿、会计凭证之类档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号，只有按年度分的档案流水号，而且没有统一规定的装订要求，外观上很不整齐，如部分会计账簿、职工工资表都是计算机打印，纸张又没有统一规定，既不好装订，又不美观。个别民营高校会计档案的借阅手续并不完备。由于民营高校的经济活动增加，会计档案室满足不了会计档案管理的需要。部份民营高校在会计档案移交、销毁制度不严。

     会计档案的管理对象主要是以会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，而对民营高校实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有及时制定相应的管理办法。多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档资料不完整。同时由于当前软件技术的发展，一是由低版本操作系统生成的会计信息在新系统中不能正常运行，二是由于软件的变更、升级，使原有的数据在新软件中又不能读取，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取，将造成大量数据资源的浪费，给民营高校今后的会计核算工作造成一定的损失。

    (二)会计档案得不到充分利用。

    随着民营高校规模的不断扩大和市场经济的逐步发展，民营高校逐步成为自主办学、自我发展的独立法人实体，民营高校面临着新时期高等教育市场竞争日趋激烈的形势。而民营高校会计档案是民营高校经济发展的重要资料，充分利用好民营高校会计档案将为民营高校发展带来巨大的利益。但受传统计划经济的影响，多数民营高校只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用，而对民营高校会计档案资源利用却没有引起足够重视，很少利用民营高校会计档案来分析经济管理过程中的各项活动，在一定程度造成了民营高校会计档案资源的浪费。同时，由于民营高校会计档案管理制度中或多或少的存在过分强调保密，对利用民营高校会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制，导致一批现实的会计档案用户被拒之门外，潜在的会计档案用户得不到转化，会计档案的史料和参考作用难以最大限度的发挥。

    （三）民营高校会计档案管理工作不到位。

    会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。【1】但在许多民营高校会计档案管理工作没有受到应有的重视。具体表现在：一是民营高校会计档案管理缺乏专门人员。民营高校会计档案是一种专门档案，涉及会计和档案管理两个方面的专业知识。会计档案管理人员既要懂会计专业知识，又要懂得档案业务知识，负责财务部门立卷归档工作，但许多民营高校都缺乏会计档案管理专门人员。二是民营高校会计部门并没有设置专职会计档案管理岗位，大多由具体负责账务或是综合部门的人员兼任，在会计凭证、会计账簿、会计报表的使用和保管上存在一定的不规范局面。而会计档案人员由于技术上的原因，对电子形态的会计档案管理拿不出好的管理方法和规章制度。出现这种状况，既给民营高校会计档案管理工作带来许多无效劳动，也造成了民营高校许多人力、财力的浪费。三是会计档案资料收集不齐全。会计档案包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。大多民营高校在收集会计资料时，往往没有将财务报表、上级有关文件、合同、财务制度财务活动分析等进行归档，造成民营高校会计档案资料不完整。

    二、民营高校会计档案管理工作应当采取的措施

   （一）完善民营高校会计档案管理制度实施细则。

    民营高校财务部门要结合本单位会计电算化的特点和实际情况，按照财政部《会计档案管理办法》制定适合本单位的会计档案管理制度实施细则。对民营高校会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用等形成一整套的实施细则规章制度。定期对会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、收费报表、系统日志等数据用统一纸质打印并装订成册并进行存档，这种管理方法与传统的会计档案管理方式相一致。计算机打印的会计账簿应填制账簿启用表和科目目录，账簿封面要填写账簿名称和单位名称，对账簿、报表还要打印页码，认真做好会计档案立卷工作，并根据会计档案管理办法要求。填写案卷目录和卷内文件目录，民营高校应设置专职会计档案管理岗位，由专人负责向民营高校档案室移交会计档案，在交接时要认真清点，保证归档数量准确，确保会计档案安全完整。

    民营高校应对计算机环境中形成的会计档案实行多备份，一是采用在专用计算机上进行电子档案备份。二是在磁盘、光盘上进行电子档案备份。三是对电子会计档案进行异地备份，以防发生事故时使会计档案尽失。同时民营高校还应制定相应专门的管理制度，特别是要形成电子会计档案管理制度和推行电子档案与多套保管制度。对所有备份的电子会计档案数据最好优质的光盘刻录备份，以保证数据的实体和信息安全。年终要将当年形成的所有财务档案信息整理归类，并标明1日期、内容目录、备份人姓名等内容，用于存档的盘片由系统管理员和财务处长签名。系统管理员要防止出现系统故障，能够及时查明故障原因，同时追查操作人员的责任。四是会计电算化档案的管理和保存，要严格按照财政部和国家档案局的有关规定。对会计电算化档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。对采用磁性保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。电算化会计档案必须与对应的财务软件版本一致，因为不同的版本会产生会计档案不能被调阅或产生某些预料之外的错误。【2】

    （二）加强民营高校会计档案管理硬件投入。

    民营高校应对存放电子会计档案的场所，应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，接收入库的会计电算化档案要装入特制的软件盒中，软件盒须放在特制的防磁档案柜内对电子信息的归档、立卷、查询等建立明确的程序和授权批准制度。为保证电子会计档案信息的安全，要制定防范计算机病毒的措施，防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。由于目前会计核算系统多采用局域网形成，病毒容易从外来软盘或光盘的渠道带来。因此，民营高校要加强计算机系统管理，对一般操作人员的计算机一律去掉软驱和光驱，所有需安装的软件都必须由系统管理员执行，从根本上解决病毒的威胁。【3】

    （三）加强组织领导，提高会计档案管理水平。

    领导重视是搞好民营高校会计档案管理工作的重要前提和关键，只有建立和落实各级会计档案管理工作责任制，明确各人职责，才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。民营高校在会计档案管理人员聘用上要从整体利益出发，不拘一格，择优选聘，把好会计档案管理人员入口关。要将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位。通过他们良好的职业道德和敬业精神提高会计档案管理水平。对会计档案管理人员设立奖惩措施，奖勤罚懒，使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步，鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习，坚持岗前培训，合格上岗。通过竞争激励机制的引入，使会计档案管理人员的业务水平、综合素质始终处于动态的发展过程，促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。同时，档案部门和财务部门要联合起来，组织会计人员学习《会计档案管理办法》和本校的会计档案管理制度，使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性，保证会计档案归档前各项工作的完成质量。对会计档案的使用要严格借阅手续制度和使用权限制度，电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据盘片不得带出档案室外。另外，对存储会计档案信息的盘片应定期检查，防止出现人为或自然损坏等问题，造成电子会计档案信息的丢失。

     （四）加强会计档案利用工作。

     在民营高校实施部门预算管理后，应充分利用现代化科技设备和手段，建立会计档案网络信息，方便教职工随时对会计档案目录、数据进行查询，实现资源共享。要开发会计档案信息资源，服务民营高校教学、科研、管理的发展，增强会计档案信息的时效性又是会计档案信息资源得以充分利用的关键。另外，档案利用工作还需要从观念转变到加强自我宣传；从丰富内容到提高服务水平；从改善档案利用的环境条件到软硬件的大量投入。民营高校要加强用户跟踪调研，及时搜集档案利用信息反馈，听取用户意见和要求，弥补工作中的不足，更好地为用户服务。开发利用会计档案信息资源，服务教学、科研、管理的发展，增强会计档案信息的时效性又是档案信息资源得以充分利用的关键。只有这样，会计档案利用工作才会跃上一个新的台阶。

      总之，民营高校财务部门要依据会计档案管理形成的规律和特点，进一步加强和改进会计档案工作，民营高校要制定切实可行的会计档案管理制度，运用各种不同类型的手段和方式利用好民营高校会计档案信息资源，充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，提高民营高校会计档案利用效率，为民营高校领导决策服务，逐步使民营高校会计档案走入正轨，真正发挥民营高校会计档案在民营高校教学、科研、行政管理和后勤服务工作中发挥应有的作用。

【1】  财政部关于印发《会计档案管理办法》的通知1998年8月21日  财会字[1998]32号
【2】 《民营高校会计电算化的档案管理工作初探》华中农业大学学报2005。02 陈宝农 胡小玲
【3】 《高校会计档案工作存在问题及其对策思考》《经济师》2003年第l0期 张一传