开会的第一件事情就是关手机。这是礼貌，也是纪律。但是，有了视频会议系统，开会前第一个规定动作就成了开机。

　　此机非彼机。开会前关手机是要求，而开会前开计算机是工具。开了计算机，大家就能坐在屏幕前开视频会议啦。

　　面对面会议VS 视频会议

　　服装界第一梯队的A集团和B集团是紧咬着的两个竞争对手。这不，金秋刚刚来临，两家集团就都准备召开省级分公司经理会议，探讨冬装的运输调度和市场营销工作。不同的是，两个对手召开会议的形式也不尽相同。A集团把会议地点选在美丽的海滨城市大连——顺便放松一下，休整队伍。B集团的会议地点选在总部深圳，但各个分公司的经理不需要出差到深圳，而是在本地通过视频会议系统开会。

　　A集团的开会流程是这样的：总裁办公室以及生产管理部、市场部、物流部于两个星期前下发会议通知，要求各个分公司与会人员准备开会材料，各地分公司的商务人员提前五天定好机票。会议所花去的工作时间为：两天开会、一天往返、一天游玩，共四个工作日。差旅和食宿费平均每个人为4000元，以每个分公司两个人计，全国设立的30个分公司加起来共发生费用24万元。

　　B集团的流程如下：集团总部和各个分公司前期已经花费16万元用于购置远程视频会议系统。各地开会人员不须出差，几乎没有发生可变费用。开会两个工作日，效率是A集团的两倍。在会议进行的几天中，B集团各地分公司并行处理很多日常事务，工作向前推进进度较快。

　　比较而言，从发生的成本来看，B集团由于购置了远程视频会议系统，长期摊销成本将更低；从效率来看，B集团的效率比A集团提高了两倍。从长远来看，如果A集团继续采用现场会议的形式，成本将继续保持高速增加态势。

　　但从效果来看，由于现场会能够感受到实际的工作氛围，A集团在会议探讨的氛围上明显比B集团活跃；同时，由于现场会的形式，会后各地分公司经理之间有了更多时间和话题上的沟通，交流较为充分，各地之间相互借鉴和学习的氛围浓厚，会议效果好于B集团。特别是会议的营销环节上，B集团和A集团更是出现了较大差别。从后期冬装上市的推广活动来看，A集团对于会议精神的理解以及后期的执行要好于B集团。A集团会后的拓展训练以及集体活动增强了团队精神和队伍凝聚力。

　　可以说，从上述案例来看，现场会和远程视频会议各有利弊。但不可否认，视频会议正在越来越多地获取人们的认可，科技的进步也使得视频会议越来越接近于现场会议所取得的效果。

　　对于大型集团公司来说，视频会议带来的最直观的好处就是差旅成本的节约，尤其是分公司较多、地理位置分布比较广的公司。另外，快速召开会议，意味着更快的决策和更快的市场反应。

　　VS结论：谁也不能抹杀面对面交流的效果，因为那除了话语，还有眼神、神态，更有私下的交流。所以当面开的会一年怎么也得来两次。不过其余时间，为了提高效率，还是视频会议吧。

　　即时通讯VS 专业视频

　　C公司是一个正在发展中的企业，除北京总部外，各地有十几个分公司，销售人员经常出差。老板希望能及时掌握各地的动态，并通过交流解决问题，但是开会实在是个难题,不但成本高，而且把人碰齐了也不容易。在IT时代，还能被这些事难倒？CIO高明毫不犹豫地拍板，启用远程视频语音来开会。高明相对青睐熟悉的QQ、MSN这些即时通讯软件。高明是对QQ、MSN等很熟悉的玩家。最后，C公司选择使用腾讯RTX即时通讯软件来开会。

　　要开会时，进入软件主操作界面下面的“进入网络会议”打开会议室，选择要参加本次会议的人员后再确定会议召开的时间。这样，一个网络会议就创建好了，大家就可以“坐下来”开会。会议支持文本、语音和视频方式。利用RTX，C公司可以召开多部门、跨地区的网络会议。销售即使在外出差，也可以通过拨号上网进行语音交流，节约通信费用。

　　而同一时期，高明的发小儿郭庆也在选择远程视频开会的方案。郭庆的企业情况跟C公司差不多。参观了高明的“得意之作”之后，郭庆心想，开会得有一个开会的样子吧，这么多人都散坐在自己的座位上，如果有人半道离席，自己都不知道。再说了，开会的内容事关公司机密，被哪个黑客闯进来，那可就……于是郭庆选择商用视频会议系统的解决方案。这套方案可以实现视频会议系统和即时通讯系统的无缝衔接。虽说费用高，可郭庆觉得总体效果挺好，达到了自己的要求。